Gianluigi Bonanomi-ChatGPT nella PA: guida pratica 2026

C’è un momento preciso in cui l’intelligenza artificiale smette di essere “quella cosa interessante vista su LinkedIn” e diventa lavoro vero. Succede quando un dipendente comunale carica un regolamento e chiede: “Fammi una sintesi per il cittadino”. Succede quando un tecnico deve confrontare due versioni di un bando. Succede quando un ufficio tributi deve spiegare una scadenza IMU in modo chiaro, senza trasformare una mail in un trattato di diritto amministrativo.

Lo noto ogni giorno in aula: ChatGPT nella PA non è più una curiosità. È uno strumento operativo. Però va capito, governato e usato con metodo. La domanda, quindi, non è: “l’intelligenza artificiale sostituirà tutti?”. La domanda più utile è: quali attività possiamo migliorare già oggi senza mettere a rischio privacy, qualità, responsabilità e pensiero critico?

In questo articolo vediamo che cosa significa usare ChatGPT, Gemini, Copilot, Claude e Gemini Notebook (ex NotebookLM) nella PA. Vedremo opportunità, rischi, errori da evitare, esempi concreti e una checklist pratica.

Che cosa è successo ultimamente?

Non c’è una singola notizia bomba. E forse è proprio questa la notizia. L’intelligenza artificiale generativa è entrata nella fase ordinaria. Dopo l’effetto sorpresa di ChatGPT, oggi siamo nella fase più delicata: quella dell’adozione quotidiana. Le persone non chiedono più solo “che cos’è?”. Chiedono:

come posso usarla in ufficio?
posso caricare un PDF?
posso farle leggere una delibera?
posso usarla per creare una formula Excel?
posso farle analizzare un verbale?
posso generare una presentazione?
posso usarla per rispondere ai cittadini?
posso fidarmi?

Il PDF del corso parte proprio da qui: una panoramica sull’AI generativa, sui rischi e sui casi pratici. Non solo ChatGPT, ma anche Gemini, strumenti per immagini, analisi di documenti, tabelle, dashboard, slide, infografiche e computer vision.

Il punto è semplice: l’AI generativa non serve solo a scrivere testi. Serve a lavorare meglio con informazioni, documenti, dati, immagini e decisioni.

Ma attenzione: meglio non significa in automatico. Significa con più metodo.

Perché questa notizia conta davvero

Regolamenti. Delibere. Verbali. Determine. Contratti. Capitolati. PEC. Excel. Relazioni tecniche. FAQ. Comunicazioni ai cittadini. Manuali interni.

Tutto materiale perfetto per essere analizzato, riassunto, confrontato, trasformato e reso più comprensibile da un sistema di AI generativa.

Secondo il World Economic Forum, Future of Jobs Report 2025, entro il 2030 potrebbero nascere 170 milioni di nuovi posti di lavoro e scomparirne 92 milioni, con un saldo netto positivo di 78 milioni. Il dato importante non è solo il numero. È la direzione: il lavoro cambia, le competenze cambiano, le mansioni cambiano.

Anche la Commissione Europea, con l’AI Act, ha introdotto un principio fondamentale: chi usa sistemi di intelligenza artificiale deve sviluppare alfabetizzazione sull’AI. Non basta comprare uno strumento. Bisogna sapere che cosa può fare, che cosa non può fare e quali rischi porta con sé.

Questa è la vera trasformazione digitale.

Non installare un software. Cambiare il modo in cui le persone pensano, scrivono, verificano, collaborano e decidono.

Cosa cambia per aziende, professionisti e PA

L’AI generativa cambia soprattutto tre cose.

Primo: il rapporto con i documenti.

Prima un documento lungo era un ostacolo. Oggi può diventare una conversazione. Carico un regolamento e chiedo: “Quali sono i punti che riguardano gli esercenti?”. Oppure: “Spiegalo a un cittadino che non conosce il linguaggio tecnico”.

Secondo: il rapporto con il tempo.

Molte attività ripetitive vengono accelerate. Non eliminate, attenzione. Accelerate. Una bozza di email, una sintesi, una tabella, una scaletta, una prima analisi possono arrivare in pochi secondi.

Terzo: il rapporto con la responsabilità.

Qui bisogna essere molto chiari: se ChatGPT sbaglia, la responsabilità non è di ChatGPT. È di chi usa il risultato senza controllarlo.

L’AI può aiutare a scrivere una risposta. Ma non deve diventare l’autore invisibile di una decisione amministrativa.

Può aiutare a confrontare due testi. Ma non deve sostituire il parere di un responsabile.

Può creare una sintesi. Ma la sintesi va verificata.

In pratica, l’AI diventa un collaboratore veloce. Non un dirigente, non un funzionario, non un consulente legale, non un segretario comunale digitale.

Opportunità

Le opportunità sono molte. E non riguardano solo i tecnici.

Area	Uso pratico dell’AI	Beneficio
Ufficio tecnico	Riassumere linee guida, regolamenti, autorizzazioni	Meno tempo sulla lettura preliminare
Tributi	Scrivere comunicazioni chiare su IMU, TARI e scadenze	Meno incomprensioni con i cittadini
Segreteria	Trasformare trascrizioni in verbali sintetici	Risparmio di tempo
Appalti	Estrarre date, importi e requisiti da bandi lunghi	Controllo più rapido
URP	Creare FAQ semplici da documenti complessi	Servizi più comprensibili
Formazione interna	Creare manuali e mini-guide operative	Onboarding più veloce
Comunicazione	Preparare post, newsletter, slide e infografiche	Messaggi più chiari
Dati	Analizzare Excel, trovare anomalie, creare grafici	Decisioni più informate

Questi non sono scenari futuristici.

Sono attività già possibili con strumenti come ChatGPT, Gemini, Copilot, Claude e Gemini Notebook.

Per esempio, Google descrive Gemini Notebook come uno strumento basato sulle fonti caricate dall’utente. Questo lo rende interessante per studiare documenti aziendali, report, manuali, dispense e regolamenti. Non perché sia infallibile, ma perché obbliga a lavorare su un perimetro di fonti più chiaro.

Microsoft, con Copilot per Microsoft 365, punta invece sull’integrazione con email, documenti, riunioni e file di lavoro. In molte organizzazioni questa sarà la porta d’ingresso più naturale, perché l’AI entra negli strumenti che le persone usano già.

Rischi

I rischi non sono un dettaglio. Sono parte del progetto.

Nel corso compaiono parole importanti: copyright, allucinazioni, black box, bias, fake news, truffe, privacy, pensiero critico, deepfake, dipendenza.

Traduciamole in pratica.

Allucinazioni significa che l’AI può produrre risposte plausibili ma false. Non mente nel senso umano del termine. Genera testo statisticamente convincente. E proprio per questo può ingannare.

Black box significa che non sempre sappiamo ricostruire in modo trasparente come un sistema sia arrivato a una risposta.

Bias significa che l’AI può riprodurre distorsioni presenti nei dati, nelle istruzioni o nel contesto.

Privacy significa che non possiamo caricare qualunque documento in qualunque strumento solo perché funziona bene.

Dipendenza significa che, se deleghiamo troppo, perdiamo capacità di scrivere, analizzare e decidere.

Il NIST AI Risk Management Framework insiste proprio su questo punto: i sistemi di AI devono essere governati valutando affidabilità, sicurezza, trasparenza, privacy e impatti sulle persone.

Anche l’OECD AI Principles richiama principi come robustezza, responsabilità, trasparenza e centralità umana.

Il problema non è usare l’AI.

Il problema è usarla senza regole.

Errori da evitare

Il primo errore è caricare dati sensibili senza sapere dove finiscono.

Prima di usare ChatGPT, Gemini, Claude o Copilot con documenti reali, bisogna leggere le condizioni del servizio e le impostazioni privacy. OpenAI, per esempio, distingue tra uso consumer e soluzioni business o enterprise, con regole diverse sulla gestione dei dati. Lo stesso vale per Anthropic Claude, Google Gemini e Microsoft Copilot.

Il secondo errore è chiedere troppo poco.

Un prompt come “riassumi questo documento” può essere utile, ma spesso produce un risultato generico. Molto meglio chiedere:

Riassumi questo regolamento per un cittadino non esperto. Evidenzia obblighi, scadenze, eccezioni e punti che potrebbero generare dubbi allo sportello URP. Usa un linguaggio semplice e segnala le parti da verificare con un responsabile.

Il terzo errore è usare l’AI come motore di ricerca.

ChatGPT non è Google. Gemini non è una banca dati giuridica. Claude non è un consulente amministrativo. Possono aiutare, ma le fonti contano.

Il quarto errore è non formare le persone.

Dare uno strumento senza formazione significa creare uso casuale. Qualcuno lo userà bene. Qualcuno lo userà male. Qualcuno non lo userà per paura. Qualcuno lo userà troppo.

Il quinto errore è pensare che l’AI serva solo ai giovani o agli smanettoni.

In realtà spesso l’AI è più utile a chi conosce bene il lavoro. Un funzionario esperto sa riconoscere un errore, correggere una bozza, fare domande migliori. L’esperienza diventa un vantaggio.

Come sfruttare questa novità nella pratica

Partiamo da una regola semplice: non bisogna introdurre l’AI ovunque. Bisogna partire da processi chiari.

Checklist per iniziare

Individua 3 attività ripetitive ad alto consumo di tempo.
Verifica se contengono dati personali, sensibili o riservati.
Scegli lo strumento adatto: ChatGPT, Gemini, Copilot, Claude o Gemini Notebook.
Definisci cosa si può caricare e cosa no.
Scrivi 5 prompt standard per l’ufficio.
Prevedi sempre revisione umana.
Salva esempi di buone risposte e cattive risposte.
Forma le persone su privacy, limiti e verifica delle fonti.
Misura il tempo risparmiato.
Aggiorna le linee guida ogni 3 mesi.

Esempio 1: ufficio tecnico

Correggi i refusi e migliora la formattazione di questa bozza di autorizzazione paesaggistica. Non modificare il contenuto tecnico. Segnala in un elenco separato i passaggi che risultano poco chiari o ambigui.

Qui l’AI non decide. Aiuta a pulire, rendere leggibile, evidenziare punti deboli.

Esempio 2: ufficio tributi

Scrivi una mail cordiale ma ferma per ricordare a un cittadino la scadenza della rata IMU. Usa un tono chiaro, evita linguaggio burocratico e inserisci un paragrafo finale con le modalità di contatto dell’ufficio.

Il beneficio è evidente: comunicazioni più comprensibili, meno telefonate, meno conflitti.

Esempio 3: contratti e appalti

Estrai da questo disciplinare di gara la data di scadenza, l’importo a base d’asta, i requisiti richiesti e le principali cause di esclusione. Riporta sempre il riferimento alla pagina o al paragrafo.

Qui la richiesta importante è l’ultima: chiedere riferimenti. Senza riferimenti, la risposta è più difficile da controllare.

Esempio 4: consiglio comunale

Trasforma questa trascrizione grezza in un verbale sintetico. Mantieni solo interventi principali, decisioni, votazioni e impegni presi. Non aggiungere informazioni non presenti nel testo.

Questa è una buona formula: non aggiungere informazioni non presenti. Non elimina il rischio di errore, ma lo riduce.

Esempio 5: Excel

Nella colonna A ho i nomi, nella B il reddito e nella C il numero di figli. In D devo indicare se una persona può ricevere un bonus. Il bonus spetta se il reddito è inferiore a 20.000 euro e i figli sono più di 2. Scrivi la formula Excel in italiano e spiegala.

Questo è uno dei casi più utili per chi non programma: trasformare una necessità operativa in una formula.

Prompt engineering: meno magia, più metodo

Il prompt engineering non è l’arte di trovare la frase magica.

È il modo con cui trasformiamo un bisogno confuso in una richiesta chiara.

Un buon prompt contiene almeno cinque elementi:

Contesto: lavoro in un Comune, ufficio tributi.
Obiettivo: devo scrivere una comunicazione.
Pubblico: cittadini non esperti.
Vincoli: tono chiaro, massimo 1.500 caratteri.
Controllo: segnala i punti da verificare.

Esempio:

Agisci come supporto alla comunicazione di un ufficio comunale. Devo spiegare a cittadini non esperti le nuove scadenze TARI. Usa un tono semplice, evita burocratese, crea una versione breve per email e una versione ancora più breve per SMS. Non inventare date: se mancano, chiedimele.

Notate l’ultima frase: non inventare date. È fondamentale.

AI Act: perché la formazione diventa obbligatoria

L’AI Act europeo non riguarda solo i grandi produttori di modelli.

Riguarda anche chi usa sistemi di AI in contesti organizzativi. Uno dei temi più importanti è l’alfabetizzazione sull’AI: le persone devono capire almeno le basi del funzionamento, dei limiti e dei rischi.

Per una PA o un’azienda significa tre cose:

formare il personale;
creare linee guida interne;
documentare gli usi più delicati.

Non serve partire con un manuale di 200 pagine. Serve una policy chiara:

Domanda	Regola pratica
Posso caricare dati personali?	Solo se lo strumento e la policy lo consentono
Posso usare l’AI per una decisione?	Solo come supporto, con revisione umana
Posso copiare la risposta finale?	No, va controllata e adattata
Devo citare le fonti?	Sì, soprattutto su norme, dati e procedure
Posso usare account personali?	Meglio evitare per documenti di lavoro

Casi d’uso per aziende e professionisti

Il discorso non vale solo per la pubblica amministrazione.

Un commercialista può usare l’AI per spiegare una novità fiscale ai clienti in modo più chiaro.

Un consulente può trasformare una call trascritta in un piano d’azione.

Un responsabile HR può preparare una bozza di percorso formativo.

Un venditore può sintetizzare informazioni su un cliente prima di una riunione.

Un marketing manager può analizzare commenti, recensioni e domande frequenti.

Un imprenditore può chiedere una prima lettura di un contratto, sapendo però che la revisione legale resta umana.

La differenza la fa il processo.

Chi usa l’AI per fare prima e basta rischia. Chi la usa per pensare meglio, scrivere meglio e controllare meglio ottiene valore.

Tabella: quale strumento usare?

Strumento	Quando usarlo	Attenzione a
ChatGPT	Scrittura, analisi, brainstorming, documenti, codice, tabelle	Privacy, fonti, controllo dei risultati
Gemini	Integrazione con Google, documenti, tabelle, immagini, modalità di ragionamento	Verifica delle risposte
Copilot	Ambiente Microsoft 365, email, Word, Excel, Teams	Permessi sui file e governance interna
Claude	Analisi di testi lunghi, sintesi, scrittura strutturata	Dati caricati e verifica
Gemini Notebook	Studio di fonti caricate, dossier, materiali di corso	Qualità delle fonti iniziali

Non esiste lo strumento migliore in assoluto. Esiste lo strumento più adatto al contesto, ai dati e al livello di rischio.

La mia opinione

La fase che stiamo vivendo è interessante perché mette a nudo un equivoco.

Molti pensano che il problema sia imparare ChatGPT.

Secondo me il vero problema è un altro: imparare a lavorare meglio con le informazioni.

ChatGPT è solo la porta d’ingresso. Oggi si chiama ChatGPT, Gemini, Claude, Copilot, Gemini Notebook. Domani avrà altri nomi, altre interfacce, altre funzioni.

Ma la competenza di fondo resta: saper fare domande, riconoscere una risposta fragile, verificare una fonte, semplificare senza banalizzare, decidere quando delegare e quando fermarsi.

Per questo non mi convince chi presenta l’AI come bacchetta magica. Ma non mi convince nemmeno chi la liquida come moda passeggera.

La verità è più concreta: l’AI generativa è un acceleratore. Accelera il lavoro buono, ma accelera anche il lavoro fatto male.

Se un’organizzazione ha processi confusi, l’AI produrrà confusione più velocemente.

Se un ufficio non sa chi controlla cosa, l’AI aumenterà l’ambiguità.

Se una persona non verifica le fonti, l’AI può renderla più sicura del proprio errore.

Ma se ci sono competenze, metodo e responsabilità, l’AI diventa utilissima.

Non perché sostituisce il pensiero. Perché lo costringe a diventare più esplicito.

E quindi?

Da dove iniziare, quindi?

Non da un grande progetto faraonico.

Iniziare da un laboratorio pratico.

Scegliere un ufficio, un processo, un tipo di documento. Provare. Misurare. Correggere. Scrivere linee guida. Formare le persone. Poi estendere.

La pubblica amministrazione e le aziende non hanno bisogno di fare AI per moda.

Hanno bisogno di usare l’intelligenza artificiale per ridurre complessità, migliorare comunicazione, velocizzare attività ripetitive e liberare tempo per il lavoro che richiede davvero giudizio umano.

La formula è semplice:

partire da casi d’uso reali;
proteggere i dati;
formare le persone;
verificare sempre;
trasformare i buoni esempi in procedure.

Questa è l’AI utile.

Meno effetti speciali. Più lavoro fatto meglio.

FAQ

Che cos’è ChatGPT nella PA?

ChatGPT nella PA è l’uso dell’AI generativa per supportare attività amministrative come sintesi di documenti, comunicazioni ai cittadini, analisi di regolamenti, verbali, FAQ, tabelle e bozze operative.

La pubblica amministrazione può usare ChatGPT?

Sì, ma deve farlo con regole chiare su privacy, sicurezza, responsabilità, verifica delle fonti e revisione umana. Non tutti i documenti possono essere caricati in qualunque strumento.

ChatGPT può sostituire un funzionario pubblico?

No. Può supportare attività ripetitive e documentali, ma non deve sostituire responsabilità, competenza professionale e decisione amministrativa.

Qual è il rischio principale dell’AI generativa?

Il rischio principale è fidarsi troppo. Le risposte possono contenere errori, omissioni o informazioni inventate. Per questo serve sempre controllo umano.

Quali strumenti usare oltre ChatGPT?

Dipende dal contesto. Gemini è utile nell’ecosistema Google, Copilot in Microsoft 365, Claude per testi lunghi, Gemini Notebook per lavorare su fonti caricate e dossier documentali.

Che cosa c’entra l’AI Act?

L’AI Act introduce obblighi e principi per un uso più sicuro dell’intelligenza artificiale. Per aziende e PA diventa centrale l’alfabetizzazione del personale sull’AI.

Scrivimi per organizzare un evento o un corso sull’intelligenza artificiale generativa nel tuo Comune o ente pubblico

Mandami un WhatsApp al 339.6325418 per organizzare un corso o una conferenza sull’A.I. generativa.