Lo “switch off” dei documenti cartacei

Si parla da molti anni di dematerializzazione: termine usato prevalentemente in ambito giuridico e burocratico, ma che ben rappresenta un passaggio epocale, una svolta che riguarda tutti. Niente più carta: come nel digitale terrestre che ha soppiantato i vecchi canali TV, parliamo di “switch off” del documenti cartacei. Per passare completamente al digitale: file, documenti di bit, che risiedono sui nostri PC o, meglio ancora, sulla nuvola. L’Agenda digitale dà un grande contributo alla dematerializzazione, a partire dalla promozione della fatturazione elettronica, ancora poco usata ma che, nei prossimi anni, dovrà essere il principale metodo di gestione delle fatture (e di altri documenti contabili e legali).

Un recente rapporto dell’“Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione” del Politecnico di Milano, attivo dal 2005, fornisce alcuni dati interessanti. Ogni anno, in Italia, vengono prodotti 45 miliardi di documenti: 600 miliardi di fogli di carta, una montagna 6780 volte più alta dell’Everest! Al di là dei risvolti ecologici, la dematerializzazione può portare grandissimi risparmi (160 miliardi di euro all’anno di minori costi, tra carta e materiali risparmiati, per non parlare dell’abbattimento dei costi di processo), ma soprattutto potrebbe portare il nostro Paese a uscire dalla crisi.

Dove si applica, concretamente, la dematerializzazione? Prevalentemente in tre ambiti, fortemente interrelati: fatturazione elettronica, conservazione sostitutiva e interscambio di documenti del ciclo dell’ordine.

Vediamo, nel dettaglio, di che cosa si tratta.

– Fatturazione elettronica. Indica una fattura che nasce in formato digitale, con tutto quello che serve (a norma di legge) per garantire integrità e autenticità: riferimento temporale e firma digitale dell’emittente. L’invio deve essere effettuato in elettronico, anche in allegato (file Word, Excel, PDF non modificabili) a una e-mail, in futuro solo via PEC; il destinatario deve conservarla in modalità sostitutiva, come vedremo. Ovviamente anche l’emittente deve conservare il documento elettronico. La fatturazione elettronica è definita “pura” quando prevede un accordo specifico tra le parti, e la conservazione sostitutiva entro 15 giorni dall’emissione (o ricezione) del documento. Al momento è usato da poche decine di aziende, in Italia.

– Conservazione sostitutiva. S’intende la procedura informatica in grado di garantire, nel tempo, la validità legale di un file, e che permette la completa eliminazione del cartaceo. Questo perché il documento informatico (non solo le fatture, ma anche i libri e i registri contabili) ha la stessa valenza di quello legale cartaceo. L’azienda deve nominare un responsabile della conservazione sostitutiva.

La conservazione sostitutiva dei documenti, secondo l’Agenzia delle entrate, è stata scelta nel 2010 da 2510 aziende: numero ora in netta ascesa.

– Interscambio di documenti del ciclo dell’ordine. Sono sempre di più le imprese (60.000 nel 2011) che hanno avviato un percorso di digitalizzazione del ciclo ordine-pagamento. In parole povere: si scambiano in formato elettronico commesse, fatture e pagamenti attraverso canali EDI (Electronic Digital Interchange) ed extranet (soluzione Web based finalizzate alla gestione integrata dei processi inter-aziendali).