Dati aziendali e intelligenza artificiale: quanto è rischioso usarli e quali regole seguire

Usare dati aziendali con l’intelligenza artificiale può essere utile e sostenibile, ma richiede strumenti autorizzati, informazioni selezionate e regole precise. Il rischio cambia in base a ciò che carichiamo, alle condizioni del servizio e alle operazioni che permettiamo all’AI di svolgere. Pagare un abbonamento non basta a mettere al sicuro un documento.

Immaginiamo questa scena: un dipendente deve riassumere un contratto di trenta pagine. Lo carica nel chatbot, scrive “evidenzia le clausole critiche” e ottiene una risposta in pochi secondi.

Ottimo risparmio di tempo. Ma prima del caricamento mancavano alcune domande: quel servizio è autorizzato dall’azienda? Nel contratto ci sono dati personali? Ci sono vincoli di riservatezza? Chi conserverà il file e per quanto tempo?

Il pulsante “allega” è facilissimo da usare. Le decisioni che dovrebbero precederlo meritano qualche attenzione in più.

Quali dati aziendali possiamo inserire nell’AI?

Propongo un semaforo operativo. È uno schema orientativo per decidere come comportarsi, non una classificazione prevista dalla legge. La valutazione effettiva dipende dal contesto.

Tipo di informazione	Esempi	Indicazione operativa
Pubblica e non personale	Schede prodotto, brochure, descrizioni di servizi	Generalmente adatta agli strumenti autorizzati, verificando diritti d’uso e risultati
Interna	Procedure, istruzioni di lavoro, bozze organizzative	Verificare riservatezza, necessità e ambiente utilizzato
Riservata o personale	Contratti, elenchi clienti, retribuzioni, valutazioni del personale	Richiedere una valutazione specifica e protezioni adeguate
Particolarmente critica	Credenziali, segreti industriali, dati sanitari, fascicoli delicati	Escluderla dai chatbot generici; eventuali usi richiedono procedure e ambienti dedicati

Attenzione anche alla parola “pubblico”: un documento disponibile online può contenere dati personali. La pubblicazione non autorizza automaticamente qualsiasi riutilizzo. I principi di liceità, finalità e minimizzazione restano centrali nel Regolamento generale sulla protezione dei dati, consultabile sul sito del Garante.

ChatGPT usa i dati aziendali per addestrarsi?

Occorre distinguere il servizio e il tipo di account.

Nella documentazione sui dati aziendali, OpenAI dichiara che gli input e gli output di ChatGPT Business, Enterprise e della piattaforma API non sono utilizzati per addestrare i modelli per impostazione predefinita.

Per i servizi destinati ai singoli utenti, le condizioni sono differenti: OpenAI spiega quali contenuti possono essere utilizzati per migliorare i modelli e come intervenire nelle impostazioni nella pagina How your data is used to improve model performance.

Quindi la frase “uso ChatGPT” dice troppo poco per valutare il rischio. Servono almeno il piano, l’account effettivamente utilizzato, le impostazioni e le funzionalità attive.

L’esclusione dall’addestramento, inoltre, non equivale all’assenza di conservazione. È una garanzia importante, ma bisogna verificare anche tempi di conservazione, accessi e condizioni contrattuali.

Copilot è sicuro perché è già dentro Microsoft 365?

Microsoft documenta protezioni aziendali per Copilot e Copilot Chat, compreso il mancato utilizzo di prompt, risposte e dati recuperati tramite Microsoft Graph per addestrare i modelli di base.

La stessa documentazione Microsoft sulla protezione dei dati aziendali precisa però che i controlli disponibili dipendono dall’abbonamento e che ricerca web e agenti richiedono attenzione alle rispettive condizioni.

La conseguenza pratica è semplice: occorre verificare l’intero percorso dell’informazione.

Un assistente che consulta un documento interno, effettua una ricerca sul web e richiama un servizio esterno coinvolge passaggi diversi. Le garanzie del prodotto principale non vanno estese automaticamente a ogni integrazione.

Togliere i nomi rende anonimo un documento?

Non necessariamente. Ecco un esempio inventato:

“Il responsabile dell’unico stabilimento di Sulbiate, assunto a marzo, ha chiesto un’aspettativa per una specifica patologia.”

Il nome non compare. Tuttavia, per chi conosce l’organizzazione, la persona potrebbe essere riconoscibile.

Sostituire “Mario Rossi” con “Dipendente A” può ridurre l’esposizione, ma non garantisce l’anonimato. Se una persona resta identificabile, il dato continua a richiedere protezione.

Il Comitato europeo per la protezione dei dati, nel parere sui modelli di AI, sottolinea la necessità di valutare l’anonimato caso per caso.

Per le esercitazioni suggerisco dati interamente fittizi. Per il lavoro reale, invece, conviene selezionare soltanto i campi indispensabili, eliminando anche gli indizi identificativi non necessari.

GDPR e AI Act: quali obblighi considerare?

Quando vengono trattati dati personali, l’uso dell’AI deve rispettare il GDPR. Occorre verificare, tra le altre cose:

• finalità e base giuridica del trattamento;
• informazioni da fornire agli interessati;
• ruoli e accordi con i fornitori;
• misure di sicurezza e tempi di conservazione;
• eventuali trasferimenti di dati fuori dallo Spazio economico europeo.

La valutazione d’impatto sulla protezione dei dati, o DPIA, è richiesta quando il trattamento può presentare un rischio elevato per le persone: non è automaticamente obbligatoria per qualsiasi uso di un chatbot. Il riferimento è l’articolo 35 del GDPR.

Sul versante dell’AI Act, l’alfabetizzazione sull’intelligenza artificiale è oggetto dell’articolo 4. Le domande e risposte della Commissione europea aiutano a capire come affrontarla nel contesto dell’organizzazione.

Per me la ricaduta formativa è molto concreta: chi usa l’AI deve sapere quali informazioni può caricare, come verificare le risposte e quando coinvolgere un responsabile. Saper scrivere un prompt efficace è solo una parte della competenza.

Sette regole operative da mettere nella policy aziendale

Queste sono le regole organizzative che suggerisco come base, da adattare con IT, responsabili di funzione e referente privacy.

1. Indicare strumenti e account autorizzati

La policy dovrebbe nominare prodotti, piani e modalità di accesso consentite. “È permesso usare l’AI” lascia troppe decisioni al singolo dipendente.

2. Definire quali dati sono ammessi

Servono esempi riconoscibili: preventivi, curriculum, verbali, progetti, dati dei clienti. Per ciascuna categoria bisogna chiarire condizioni, limiti e responsabile a cui rivolgersi.

3. Caricare solo ciò che serve

Se l’obiettivo è migliorare la formulazione di una clausola, valutiamo se basti quella clausola. Allegare l’intero contratto dovrebbe essere una scelta motivata.

4. Controllare collegamenti e autorizzazioni

Prima di collegare posta, archivi o CRM, definiamo quali fonti l’assistente può consultare e quali azioni può eseguire.

Nel mio approfondimento su agenti AI e second brain mostro perché il contesto documentale è utile. Proprio questa utilità rende essenziale governare gli accessi.

5. Separare preparazione e azioni delicate

Suggerisco di richiedere un’approvazione umana prima di inviare comunicazioni sensibili, pubblicare documenti o modificare informazioni importanti nei sistemi aziendali.

6. Assegnare la verifica a una persona

“Controllare il risultato” è un’indicazione incompleta. Meglio precisare chi verifica importi, scadenze, riferimenti normativi, destinatari e fedeltà ai documenti originali.

7. Prevedere cosa fare in caso di errore

La procedura dovrebbe indicare a chi segnalare un caricamento improprio e quali informazioni conservare per ricostruirlo. Cancellare la conversazione non dimostra, da solo, che il problema sia risolto.

Tre esempi pratici: commerciale, HR e Comune

I seguenti sono scenari didattici, non casi di cronaca.

Commerciale. Per migliorare la struttura di un’offerta, si può iniziare da un modello privo di nominativi, prezzi riservati e condizioni negoziali. I dati reali vengono inseriti successivamente nell’ambiente autorizzato.

Risorse umane. Per creare una scaletta di colloquio, spesso bastano mansione, competenze e obiettivi. Non occorre partire dall’intero archivio dei curriculum.

Comune. Per preparare una checklist relativa a un bando, si può partire dal testo pubblico. L’analisi delle domande dei cittadini, con allegati e dati personali, richiede una valutazione distinta.

La domanda utile, in tutti e tre i casi, è: quali informazioni sono davvero necessarie per ottenere questo risultato?

Un prompt non sostituisce le protezioni tecniche

Scrivere “questi dati sono riservati, non divulgarli” non modifica il contratto del fornitore, le impostazioni di conservazione o i permessi degli strumenti collegati.

Un prompt può aiutare a circoscrivere il compito. Non può diventare una cassaforte.

Prima di caricare un documento, consiglio quindi un controllo essenziale:

Sono autorizzato a far trattare questi dati da questo fornitore, per questa finalità?

Se la risposta è incerta, il passo successivo è chiarirla con chi governa il servizio.

Per costruire un percorso pratico sull’uso dell’AI in azienda o nella pubblica amministrazione, puoi contattarmi per una formazione dedicata: possiamo partire dalle attività quotidiane e trasformarle in esercitazioni, criteri di verifica e regole comprensibili.

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