Gianluigi Bonanomi-Agenti AI nella Pubblica Amministrazione: 12 casi d’uso, limiti e obblighi

Un agente AI può leggere una richiesta, consultare documenti, preparare una risposta e avviare attività successive. Nella Pubblica Amministrazione (PA), il valore sta nel ridurre tempi e passaggi ripetitivi. Il limite è altrettanto chiaro: più il sistema agisce o incide sui diritti, più servono responsabilità, tracciabilità e controllo umano.

Un chatbot risponde a una domanda. Un agente può coordinare più passaggi, usare strumenti e proporre o compiere azioni entro regole definite. La differenza pratica non dipende dal nome commerciale, ma da quali dati il sistema tratta, quali permessi possiede e quali conseguenze produce.

12 esempi concreti di agenti AI nella PA

Smistamento delle email: classifica le richieste in entrata, suggerisce l’ufficio competente e prepara una bozza di inoltro. Un dipendente controlla destinatario e contenuto prima dell’invio.
Sportello informativo: risponde su orari, modulistica, requisiti e scadenze usando fonti ufficiali aggiornate. I casi individuali o incerti passano a un operatore.
Controllo formale delle pratiche: verifica la presenza degli allegati e segnala campi mancanti. Non dichiara da solo una domanda ammissibile o inammissibile.
Assistente per bandi e contributi: estrae requisiti, date e documenti da un bando e crea una checklist. L’ufficio verifica ogni riferimento sul testo ufficiale.
Bozze di atti e comunicazioni: organizza premesse e riferimenti per una determina, delibera o lettera. Il responsabile verifica fatti, motivazione, competenza e norme applicabili.
Ricerca in regolamenti e delibere: trova passaggi pertinenti e restituisce citazioni con collegamento al documento originale, compresa la data e la versione.
Monitoraggio scadenze: individua date in documenti e calendari, prepara promemoria e segnala ritardi. Le scadenze vanno confermate alla fonte.
Supporto ai servizi sociali: riassume la documentazione e indica quali informazioni mancano, lasciando valutazioni e decisioni all’operatore.
Segnalazioni sul territorio: raggruppa richieste su buche, illuminazione e rifiuti, proponendo una priorità con criteri espliciti. L’ufficio conferma l’assegnazione.
Semplificazione e accessibilità: riscrive avvisi in linguaggio chiaro e prepara traduzioni, da verificare per accuratezza e accessibilità.
Supporto agli obblighi di trasparenza: individua possibili omissioni e prepara documenti per la pubblicazione; il responsabile controlla dati personali, oscuramenti e base giuridica.
Acquisti e contratti: sintetizza capitolati, confronta requisiti documentali e monitora scadenze esecutive. Non seleziona autonomamente fornitori o attribuisce punteggi decisivi.

Gli esempi sono proposte operative da valutare nel contesto dell’ente. L’OCSE, nel rapporto Governing with Artificial Intelligence, analizza 200 casi d’uso in 11 funzioni pubbliche e rileva opportunità di automazione, supporto decisionale e rilevazione di anomalie, insieme a rischi di opacità, dati distorti, sicurezza e divario digitale. Il Joint Research Centre della Commissione europea mappa casi europei per processi interni, servizi ai cittadini e supporto alle politiche pubbliche.

Limiti: quando l’agente non deve diventare il funzionario

Un agente può sbagliare con sicurezza. Può usare una norma superata, confondere una bozza con un atto vigente, omettere un’eccezione o essere tratto in errore da un documento manipolato. Una risposta fluente non è una prova di correttezza.

La supervisione umana deve essere effettiva: il dipendente deve avere tempo, competenza e potere per controllare, correggere e fermare il sistema. Un’approvazione automatica o frettolosa rende il controllo solo formale. Occorrono permessi minimi, registri delle operazioni, fonti verificabili e modalità di annullamento per le azioni reversibili.

Il Consiglio d’Europa, nel lavoro su AI e diritto amministrativo, richiama garanzie di trasparenza e responsabilità per prevenire o rimediare a possibili lesioni dei diritti. La PA deve anche considerare accessibilità, sicurezza, qualità dei dati, dipendenza dal fornitore e impatto sui gruppi più vulnerabili.

Quali obblighi di legge riguardano gli agenti AI nella PA

AI Act: regole e calendario aggiornati

Il riferimento europeo è il Regolamento (UE) 2024/1689, AI Act, come modificato dal Regolamento (UE) 2026/1744. Quest’ultimo ha rinviato al 2 dicembre 2027 l’applicazione di determinate regole per i sistemi ad alto rischio autonomi e al 2 agosto 2028 per quelli integrati in prodotti. Il rinvio riguarda quelle specifiche regole, non abroga GDPR, procedimento amministrativo o gli obblighi AI Act già applicabili. La classificazione dipende dallo scopo e dall’uso effettivo, non dal fatto che un software sia chiamato “agente”.

Quando un sistema rientra nelle categorie ad alto rischio, l’amministrazione deve verificare gli obblighi applicabili al proprio ruolo di deployer, seguire le istruzioni del fornitore e predisporre la supervisione e la documentazione previste. Per determinati sistemi ad alto rischio impiegati da organismi pubblici, l’articolo 27 prevede una valutazione d’impatto sui diritti fondamentali prima dell’uso; questa integra, quando necessaria, la valutazione d’impatto privacy prevista dal GDPR.

Legge italiana n. 132/2025

La Legge 23 settembre 2025, n. 132 definisce principi nazionali per l’uso responsabile dell’intelligenza artificiale. L’articolo 14 tratta l’uso dell’AI nelle pubbliche amministrazioni, orientandolo a efficienza e qualità dei servizi e richiamando conoscibilità del funzionamento e tracciabilità dell’utilizzo.

GDPR, legge 241/1990 e Codice dell’Amministrazione Digitale

Se vengono trattati dati personali, valgono i principi GDPR: base giuridica, minimizzazione, trasparenza, sicurezza, conservazione limitata e gestione dei diritti. L’articolo 22 è rilevante quando una persona è sottoposta a una decisione basata unicamente su trattamento automatizzato con effetti giuridici o analogamente significativi. La pagina del Garante Privacy sulle decisioni automatizzate raccoglie riferimenti e linee guida.

Restano inoltre centrali la Legge 241/1990, con l’obbligo di motivazione dei provvedimenti, e il Codice dell’Amministrazione Digitale. Usare un agente non trasferisce la responsabilità pubblica al software o al fornitore.

AgID e gli atti di indirizzo

Il Piano Triennale per l’informatica nella PA 2024-2026, aggiornamento 2026, fornisce indirizzi strategici e operativi. Al 26 settembre 2026, AgID indica che l’iter per le linee guida sull’adozione è in corso e che i commenti sulle bozze relative a sviluppo e procurement sono in analisi. Le bozze sono autorevoli documenti di indirizzo, ma non vanno presentate come linee guida definitive già vigenti. Tra i riferimenti utili ci sono anche la ricerca OCSE, i casi AI in the European public sector del portale Interoperable Europe e il manuale del Consiglio d’Europa The Administration and You.

La mia esperienza con AI e agenti nella PA

Mi occupo di formazione e consulenza sull’intelligenza artificiale generativa e ho lavorato con enti e personale della PA su casi d’uso, competenze e progettazione di esercitazioni. Nel percorso rivolto ai segretari comunali ho affrontato, tra gli altri, agenti per bandi, analisi documentale, monitoraggio delle comunicazioni e automazioni di Outlook. Sul mio sito sono consultabili i percorsi formativi, anche per la Pubblica Amministrazione, e un intervento documentato per PA Social sul digitale nella PA.

Il mio approccio è partire dai compiti quotidiani e chiedere: quali fonti consulta l’agente? Quali azioni può compiere? Chi controlla il risultato? Come si ricostruisce un errore? Ho portato queste domande in aula e nei laboratori dedicati agli agenti. La tecnologia è la parte visibile; il lavoro vero è chiarire il processo e i confini della delega.

Come partire in modo sensato

Conviene iniziare da attività interne e reversibili: ricerca nei documenti approvati, bozze, promemoria e classificazione delle richieste. Si misurano accuratezza, tempo risparmiato, errori e qualità percepita. Poi si valutano accessi ai gestionali e azioni operative, con permessi minimi e approvazione umana prima di inviare comunicazioni o modificare dati rilevanti.

Un agente ben progettato non è quello che agisce sempre. È quello che sa quando fermarsi, mostra da dove trae le informazioni e lascia all’amministrazione la responsabilità delle decisioni.

Un approfondimento autorevole sugli agenti AI nella PA

Il webinar OCSE che presenta il rapporto Governing with Artificial Intelligence raccoglie esempi e discussioni su opportunità, rischi e condizioni per un uso affidabile dell’AI nel governo.