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Gemini Notebook (ex NotebookLM) per amministratori di condominio: 10 esempi d’uso concreti (e altrettanti prompt da provare)

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Se sei un amministratore di condominio, probabilmente hai già provato ChatGPT. Magari lo usi per riscrivere una comunicazione, riassumere un documento o preparare una risposta. Gemini Notebook (ex NotebookLM) per amministratori di condominio, però, apre uno scenario diverso.

Gemini Notebook lavora principalmente sulle fonti che gli fornisci: regolamenti condominiali, verbali, preventivi, contratti, polizze e documenti tecnici. Invece di rispondere in modo generico, cerca le informazioni nei materiali caricati e indica i passaggi sui quali basa la risposta.

Questo non significa che sia infallibile. Significa che puoi costruire, per ogni condominio, una base documentale interrogabile. Una specie di collaboratore digitale che ha letto le carte e, cosa non trascurabile, non ti risponde: «Quel PDF dovrebbe essere nella cartella blu».

Vediamo dieci utilizzi concreti, accompagnati da altrettanti prompt pronti da personalizzare.

Che cos’è Gemini Notebook e perché può essere utile a un amministratore?

Gemini Notebook è uno strumento di Google che permette di raccogliere fonti diverse all’interno di un notebook e interrogarle attraverso l’intelligenza artificiale.

La differenza rispetto a un chatbot generalista è importante: il punto di partenza non è soltanto la conoscenza generale del modello, ma la documentazione selezionata dall’utente. Questo lo rende interessante per un mestiere nel quale la risposta corretta dipende spesso da quel regolamento, quel verbale e quel contratto.

Gemini Notebook può inoltre lavorare con documenti contenenti elementi visivi. Ne ho parlato nell’articolo Gemini Notebook vede le immagini: 10 esempi pratici.

1. Trovare rapidamente una regola nel regolamento condominiale

Un condomino vuole installare un condizionatore sulla facciata. Un altro chiede se può affittare l’appartamento per periodi brevi. Un terzo vuole sapere cosa prevede il regolamento sugli animali domestici.

Invece di scorrere ogni volta decine di pagine, puoi caricare il regolamento in un notebook dedicato e cercare tutti i passaggi pertinenti. Gemini Notebook può riportare gli articoli collegati alla richiesta e segnalare quando il documento non contiene una disposizione specifica.

Prompt da provare

Cerca nel regolamento condominiale tutti i riferimenti a [installazione di condizionatori / locazioni brevi / animali domestici]. Riporta il testo pertinente e indica il numero dell’articolo. Se il regolamento non contiene una disposizione specifica, dichiaralo chiaramente senza completare la risposta con supposizioni.

2. Preparare l’ordine del giorno dell’assemblea

Per costruire l’ordine del giorno puoi caricare i verbali precedenti, le segnalazioni ricevute, i contratti in scadenza e gli eventuali preventivi da discutere.

Gemini Notebook può individuare le questioni rimaste aperte e proporre una prima struttura dell’ordine del giorno. La convocazione definitiva dovrà naturalmente essere controllata dall’amministratore, soprattutto negli aspetti formali e giuridici.

Prompt da provare

Analizza i verbali, le segnalazioni e i contratti caricati. Proponi l’ordine del giorno della prossima assemblea ordinaria. Per ogni punto indica il documento dal quale nasce la necessità di discuterlo. Evidenzia le questioni rimaste insolute nelle assemblee precedenti.

3. Creare la bozza del verbale di assemblea

Dagli appunti presi durante l’assemblea, o dalla trascrizione della registrazione quando utilizzabile nel rispetto delle regole applicabili, Gemini Notebook può ricavare una prima bozza organizzata.

Può separare gli interventi, le decisioni e le votazioni, mantenendo la struttura dell’ordine del giorno. Rimane indispensabile controllare presenze, deleghe, millesimi, quorum e risultati delle votazioni: su questi dati non è ammesso il pilota automatico.

Prompt da provare

Organizza questi appunti in una bozza di verbale. Inserisci: data, luogo, presenti, ordine del giorno, sintesi della discussione, votazioni, delibere adottate e orario di chiusura. Contrassegna con [DA VERIFICARE] ogni nome, numero, millesimo o risultato che non sia chiaramente ricavabile dalle fonti.

4. Rispondere alle email dei condòmini

Le email più difficili non sono quelle che chiedono un’informazione. Sono quelle scritte alle 23:47, tutte in maiuscolo, con cinque punti esclamativi e la promessa di «procedere in tutte le sedi».

Caricando il messaggio insieme al regolamento e ai verbali pertinenti, puoi chiedere a Gemini Notebook una bozza cordiale ma ferma. Lo strumento può aiutarti a distinguere i fatti dalle opinioni, rispondere punto per punto e citare le decisioni già assunte dall’assemblea.

Prompt da provare

Prepara una risposta professionale a questa email. Rispondi separatamente a ogni richiesta, basandoti soltanto sui documenti caricati. Usa un tono cordiale ma fermo. Non assumere impegni non deliberati e, quando opportuno, indica che la questione dovrà essere sottoposta all’assemblea.

5. Confrontare più preventivi

I preventivi per il rifacimento del tetto o della facciata raramente sono organizzati nello stesso modo. Una voce è compresa nel prezzo, un’altra compare come costo aggiuntivo, una terza è descritta con parole talmente vaghe da sembrare letteratura sperimentale.

Gemini Notebook può normalizzare le informazioni e produrre una tabella comparativa. Può evidenziare lavorazioni mancanti, condizioni di pagamento, garanzie, esclusioni e differenze nelle quantità.

Non sostituisce il giudizio del tecnico, ma prepara una base più leggibile da presentare all’assemblea.

Prompt da provare

Confronta i preventivi caricati. Crea una tabella con lavorazione, quantità, prezzo unitario, costo totale, tempi, garanzie, condizioni di pagamento ed esclusioni. Evidenzia le voci presenti in un solo preventivo e le descrizioni ambigue. Non formulare valutazioni tecniche che non siano sostenute dai documenti.

6. Analizzare contratti di manutenzione e polizze

Contratti per ascensori, pulizie, caldaie e manutenzioni periodiche contengono scadenze, rinnovi automatici, penali ed esclusioni distribuiti in molte pagine.

Puoi chiedere a Gemini Notebook di estrarre gli elementi essenziali e creare uno scadenzario. Lo stesso approccio può essere applicato alle polizze globali fabbricati, verificando coperture, franchigie, massimali ed esclusioni dichiarate.

Prompt da provare

Analizza il contratto caricato ed estrai: durata, scadenza, rinnovo, termini per la disdetta, prestazioni comprese, costi, penali e clausole di variazione del prezzo. Per ogni informazione cita l’articolo o la pagina. Chiudi con un elenco delle date che devono essere inserite nello scadenzario.

7. Preparare una checklist documentale

Quando devi seguire lavori straordinari o una pratica complessa, puoi caricare il capitolato, le delibere, i documenti tecnici e le fonti normative aggiornate.

Gemini Notebook può confrontare ciò che possiedi con quanto richiesto e produrre una checklist dei documenti presenti, mancanti o da verificare. È un aiuto per la ricognizione preliminare, non una sostituzione del commercialista, dell’avvocato o del tecnico abilitato.

Prompt da provare

Sulla base esclusiva delle fonti caricate, crea una checklist dei documenti necessari per [descrizione della pratica]. Dividila in: disponibili, mancanti, scaduti e da verificare. Per ogni requisito indica la fonte e la data del documento normativo utilizzato.

8. Costruire una base di conoscenza normativa

Puoi creare un notebook contenente il Codice civile, la legge 220/2012, i documenti istituzionali e le altre fonti rilevanti per il tuo lavoro.

In questo modo puoi svolgere una prima ricerca su quorum, ripartizione delle spese, impugnazione delle delibere o uso delle parti comuni, ottenendo i riferimenti da verificare.

La parola decisiva è proprio verificare. Una risposta dell’intelligenza artificiale non è una consulenza legale e la normativa caricata deve essere aggiornata.

Prompt da provare

Quali disposizioni contenute nelle fonti caricate riguardano [ripartizione delle spese dell’ascensore / quorum assembleare / impugnazione di una delibera]? Cita gli articoli pertinenti, distingui la regola generale dalle possibili eccezioni e segnala gli aspetti che richiedono il parere di un professionista.

9. Scrivere una comunicazione sui lavori straordinari

Dopo l’approvazione di un intervento importante, i condòmini vogliono sapere quattro cose: cosa succede, quando succede, quanto costa e quanto disturbo provocherà.

Caricando il verbale, il preventivo approvato e il programma dei lavori, puoi generare una circolare comprensibile anche per chi non conosce il linguaggio tecnico.

Prompt da provare

Scrivi una comunicazione ai condòmini sui lavori deliberati. Spiega in modo semplice: tipo e ragione dell’intervento, impresa incaricata, data prevista di inizio, durata, aree interessate, possibili disagi, costo e scadenze di pagamento. Non aggiungere informazioni assenti nelle fonti e inserisci [DA CONFERMARE] dove manca un dato.

10. Organizzare il passaggio di consegne

Un notebook contenente regolamento, verbali, contratti, polizze, pratiche aperte e scadenze può diventare una mappa del condominio.

Al momento del passaggio di consegne, Gemini Notebook può creare un documento di sintesi per il nuovo amministratore, evidenziando pendenze, contratti in scadenza e lacune documentali.

Attenzione, però: nei notebook non vanno riversati indiscriminatamente dati personali o informazioni non necessarie. La comodità non elimina gli obblighi di riservatezza e protezione dei dati.

Prompt da provare

Crea un documento per il passaggio di consegne. Riassumi: contratti attivi e relative scadenze, polizze, lavori in corso, contenziosi o pratiche aperte, decisioni ancora da eseguire e questioni irrisolte emerse negli ultimi due anni. Concludi con l’elenco dei documenti mancanti o non aggiornati.

Il mio libro sull’intelligenza artificiale per amministratori

A questi temi ho dedicato il libro L’intelligenza artificiale per l’amministratore di condominio – Nuovi scenari, pubblicato da Ledizioni nel 2026 e scaricabile gratuitamente.

Il libro raccoglie metodi ed esempi per usare l’AI nella comunicazione con i condòmini, nella preparazione delle assemblee, nell’organizzazione dei documenti e nella gestione quotidiana dello studio. Poca filosofia e molta pratica: cose da provare il lunedì mattina, non in un futuro indefinito.

Come ottenere risultati migliori da Gemini Notebook

  • Crea un notebook separato per ogni condominio.
  • Carica soltanto documenti pertinenti e aggiornati.
  • Assegna ai file nomi comprensibili, specificando argomento e data.
  • Chiedi sempre la citazione della fonte.
  • Fai indicare con [DA VERIFICARE] i dati incerti o mancanti.
  • Controlla personalmente nomi, date, cifre, millesimi e riferimenti legali.
  • Non caricare dati personali che non siano necessari.
  • Sostituisci o rimuovi i documenti superati.

Anche il prompt conta. Se vuoi approfondire questo aspetto, puoi leggere come si misura l’efficacia di un prompt.

I limiti da non dimenticare

Gemini Notebook può fraintendere una clausola, leggere male una scansione o confondere un numero contenuto in una tabella. La presenza delle citazioni aiuta a controllare il risultato, ma non trasforma automaticamente ogni risposta in una risposta corretta.

La regola è semplice: quanto più grave sarebbe la conseguenza di un errore, tanto più rigorosa deve essere la verifica umana. Un testo poco brillante si può riscrivere. Un quorum, un millesimo o una scadenza sbagliati sono un altro genere di problema.

Per vedere in modo intuitivo perché un modello linguistico può produrre risposte plausibili ma inesatte, puoi provare il mio simulatore LLM interattivo.

Domande frequenti su Gemini Notebook per amministratori di condominio

Gemini Notebook sostituisce il gestionale condominiale?

No. Non gestisce la contabilità, non calcola automaticamente le tabelle millesimali e non sostituisce i programmi utilizzati per pagamenti, scadenze e rendiconti. Serve soprattutto a consultare, confrontare e rielaborare documenti.

Gemini Notebook sostituisce l’amministratore?

No. Può velocizzare alcune attività documentali, ma responsabilità, valutazione professionale, relazione con i condòmini e decisioni restano in capo alle persone.

Posso caricare documenti contenenti dati personali?

Prima di caricare un documento occorre valutarne necessità, contenuto e livello di riservatezza. Quando possibile, elimina i dati non necessari o usa versioni anonimizzate. Per definire procedure adeguate nel tuo studio, confrontati con il consulente privacy.

Gemini Notebook può leggere verbali scansionati?

Può lavorare anche su numerosi PDF, ma la qualità del risultato dipende dalla leggibilità del documento. Una scansione storta, sfocata o priva di un buon riconoscimento del testo aumenta il rischio di errori.

Può essere usato per formare i collaboratori?

Sì. Un notebook con procedure interne, modelli, domande frequenti e fonti aggiornate può diventare uno strumento di onboarding e consultazione per lo studio. Anche in questo caso servono regole chiare su quali documenti possano essere caricati.

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ChatGPT, Gemini Notebook (ex NotebookLM), Copilot: qual è l’AI giusta per l’amministratore di condomio? [La mia intervista al podcast La Portineria di VeryFastPeople]

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Nei giorni scorsi sono stato ospite del podcast “La Portineria” di VeryFastPeople per parlare di un tema che mi ronza in testa da mesi: l’intelligenza artificiale applicata alla gestione dei condomini.

Ma facciamo un passo indietro. Se fate gli amministratori sapete benissimo che la categoria, di fronte all’innovazione, tende a spaccarsi in due fazioni nette. Da una parte ci sono gli entusiasti, quelli convinti di poter licenziare tutti e governare i palazzi direttamente da una spiaggia, lasciando fare tutto al computer. Dall’altra troviamo i catastrofisti, barricati dietro a montagne di faldoni e convinti che nessun algoritmo potrà mai risolvere le beghe tra i vicini del terzo piano. E sapete una cosa? Hanno torto entrambi.

Come ripeto spesso durante le mie lezioni e negli eventi sull’AI generativa, l’approccio vincente è un altro: il pragmatismo. Non serve innamorarsi ciecamente della tecnologia, ma sfruttarla per faticare meno. Meno tempo sprecato a fare i passacarte, più tempo per curare le relazioni umane e le vere criticità degli stabili che gestite.

Durante l’intervista ho provato a smontare qualche falso mito. L’errore più comune? Partire dallo strumento invece che dal processo. Mettiamo che vi serva un verbale d’assemblea pulito, senza impazzire a sbobinare voci accavallate in una sala riunioni rumorosa. Invece di buttarvi a capofitto su ChatGPT sperando nei miracoli, usate strumenti come Claude o piccoli registratori hardware per separare le tracce audio, e solo dopo chiedete alla macchina: «prendi questi appunti e fammi il verbale».

Oppure prendiamo il caso dei preventivi. Vi arrivano cinque offerte diverse per rifare una facciata. Invece di girare ai condomini dei mattoni illeggibili, date tutto in pasto a Gemini Notebook (ex NotebookLM) di Google. Grazie a una tecnologia chiamata RAG, questo sistema crea una tabella comparativa citando in modo esatto la fonte di ogni singolo numero. Niente allucinazioni: solo dati concreti e verificabili.

A proposito di libri, in trasmissione ho portato un piccolo colpo di scena: ho preso il mio ultimo manuale sull’intelligenza artificiale per gli amministratori e l’ho trasformato in un chatbot. Esatto: ho dato l’intero volume in pasto a un’AI e l’abbiamo interrogata in diretta, chiedendole di fare un preventivo per uno studio che gestisce dieci condomini e di stilare un piano di adozione tecnologica spalmato su due anni. Ha risposto in modo impeccabile, dimostrando che l’algoritmo non è qui per rubarvi il lavoro, ma per diventarne il miglior facilitatore.

Come insegnava Daniel Kahneman in merito ai pensieri lenti e veloci, stiamo delegando una parte del nostro carico cognitivo. Stiamo letteralmente costruendo un “secondo cervello” per la nostra agenzia. E se volete farvi trovare pronti a livello SEO e GEO sul vostro territorio, ricordatevi che l’AI non sa che lavorate in una provincia specifica finché non glielo insegnate. Il segreto è il contesto: più addestrate i modelli sulle vostre specificità locali e sui vostri storici (magari integrandoli in un buon software CRM), più l’intelligenza artificiale lavorerà per voi, e non viceversa.

Ecco dove rivedere la mia intervista a Mario Moroni:

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Per chi vuole passare dalla panoramica sugli strumenti AI a un percorso operativo in Microsoft 365, e disponibile il corso Microsoft Copilot per aziende e professionisti.

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L’IA entra in condominio: come l’intelligenza artificiale sta cambiando il lavoro degli amministratori (10 esempi concreti) – speech per Anaci Treviso del 15/5/26

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Dalla gestione delle assemblee ai verbali automatici, fino agli agenti AI: ecco cosa è emerso durante il convegno ANACI Treviso dedicato all’intelligenza artificake che si è tenuto il 15 maggio 2026 presso Infinite Area di Montebelluna (TV).

“L’IA entra in condominio”, una giornata dedicata agli strumenti pratici per amministrare gli immobili del futuro.

Locandina 15 Maggio – AI – Anaci Treviso

Durante l’evento si è parlato di chatbot, automazioni, cybersecurity, verbali automatici, analisi documentale e agenti AI. Il focus non era la fantascienza, ma l’uso concreto dell’intelligenza artificiale nella quotidianità degli studi di amministrazione condominiale.

Tra i relatori anche Gianluigi Bonanomi, giornalista hi-tech, formatore e docente di Net Marketing e AI generativa, che ha mostrato casi reali di applicazione dell’AI nel lavoro degli amministratori.

L’IA entra in condominio: il riassunto dello speech

Quando mi chiedono che lavoro faccio, ogni tanto faccio fatica a rispondere in modo semplice. Mi occupo di digitale da così tanto tempo che, quando ho iniziato, Google non esisteva ancora. Sul serio: Google è nato nel 1998. Io in quegli anni raccontavo già tecnologia, prima come giornalista e poi come formatore.

Ho avuto la fortuna di vedere nascere tutte le grandi rivoluzioni digitali degli ultimi venticinque anni: Internet, l’e-commerce, i social network, gli smartphone, il cloud, il metaverso e oggi l’intelligenza artificiale.

Ed è proprio sull’intelligenza artificiale che oggi c’è più disorientamento.

Con Internet, tutto sommato, abbiamo capito abbastanza in fretta cosa stava succedendo. Prima mandavi lettere, poi le email. Prima distribuivi volantini, poi aprivi un sito web. Prima andavi in negozio, poi arrivava Amazon.

L’intelligenza artificiale invece è diversa. Perché dà la sensazione di essere “umana”.

Il momento simbolico di questa rivoluzione è stato il 30 novembre 2022: il giorno in cui OpenAI ha lanciato ChatGPT. Senza grandi campagne pubblicitarie. Non servivano. Bastava che qualcuno iniziasse a usarlo perché diventasse virale.

Ricordo ancora la prima volta che l’ho provato. In rete girava già una battuta: “È finita, non faremo più i compiti”. Perché gli usi pratici le persone li capiscono subito.

Il punto però non è che l’AI pensa davvero come un essere umano. Funziona in modo molto diverso. ChatGPT, tecnicamente, calcola la probabilità della parola successiva. È un gigantesco sistema statistico.

Eppure, se ci pensi bene, anche noi esseri umani facciamo qualcosa di simile.

Quando dico: “Garibaldi fu…”, quasi tutti rispondono “ferito”. Non perché abbiate analizzato razionalmente tutte le possibilità storiche, ma perché il cervello fa un’associazione probabilistica basata sull’esperienza.

La differenza vera è che noi abbiamo emozioni, un corpo, esperienze fisiche. L’intelligenza artificiale simula emozioni, ma non le prova.

Per questo non dobbiamo avere un approccio apocalittico. L’AI non è un mostro che prenderà il controllo del mondo. È uno strumento.

E come tutti gli strumenti, dipende da come lo usiamo.

Io non credo che l’intelligenza artificiale sostituirà gli amministratori di condominio. Anzi. Credo che possa liberare tempo prezioso da tutte quelle attività ripetitive e burocratiche che oggi vi portano via energie inutilmente.

Pensiamo ai verbali di assemblea. Oggi puoi registrare una riunione e ottenere automaticamente una trascrizione organizzata e strutturata. Questo non elimina il vostro lavoro. Vi permette di dedicarvi alla parte davvero importante: le relazioni, la mediazione, il problem solving.

Perché il vostro mestiere non è compilare moduli. Il vostro mestiere è gestire persone.

Ed è proprio qui che entra in gioco la vera opportunità.

L’AI può aiutarvi a:

  • compilare automaticamente documenti e moduli;
  • confrontare preventivi;
  • tradurre comunicazioni in più lingue;
  • analizzare contratti e sentenze;
  • creare verbali;
  • gestire email;
  • organizzare documentazione;
  • riassumere riunioni;
  • produrre infografiche e video esplicativi.

Oggi esistono strumenti incredibili. Alcuni sono quasi gratuiti.

Uno dei più potenti, secondo me, è Gemini Notebook (ex NotebookLM) di Google. Perché non si limita a “inventare” risposte: lavora sui documenti che caricate voi e vi mostra sempre la fonte esatta da cui prende le informazioni.

Questo cambia tutto.

Vuol dire poter caricare:

  • regolamenti condominiali;
  • bilanci;
  • contratti;
  • scansioni;
  • verbali;
  • preventivi;
  • planimetrie.

E interrogare l’intero archivio in linguaggio naturale.

Posso chiedere:
“Qual è il colore autorizzato per le tende?”
oppure:
“Quale preventivo include due pulizie settimanali?”

E ottenere la risposta immediata con il riferimento preciso al documento originale.

La vera rivoluzione però non sono più i chatbot.

Siamo già entrati nell’era degli agenti AI.

Un chatbot risponde alle domande. Un agente agisce.

Può cercare informazioni, navigare siti web, compilare moduli, organizzare dati, fare acquisti, prenotazioni, confronti.

Ho visto agenti AI:

  • compilare bandi pubblici;
  • cercare clienti;
  • analizzare immobili;
  • sistemare problemi grafici su siti web;
  • fare spesa online autonomamente.

E siamo solo all’inizio.

Questo non significa che l’essere umano sparirà. Significa che cambierà il valore del lavoro umano.

Le attività meccaniche verranno compresse. Quelle relazionali diventeranno ancora più importanti.

Per questo continuo a ripetere una frase che secondo me sintetizza perfettamente il momento che stiamo vivendo: non è l’intelligenza artificiale che ti ruba il lavoro. È qualcuno che la sa usare meglio di te.

Le slide del mio intervento

AI_Bonanomi_15maggio2026

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Il mio nuovo libro sull’AI per gli amministratori di condominio è gratis

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Nel 2024 ho scritto la prima edizione di “L’intelligenza artificiale per gli amministratori di condominio”, insieme a VeryFastPeople, la società di Francesco Paini che da anni accompagna gli studi di amministrazione condominiale nel percorso di digitalizzazione. Era un esperimento: volevamo capire se aveva senso parlare di AI a una categoria che – per storia, abitudini e cultura professionale – sembrava lontana anni luce da ChatGPT. La risposta è arrivata in fretta: il libro ha girato, centinaia e poi migliaia di download. Gli amministratori lo hanno letto davvero, ci hanno scritto, ci hanno fatto domande, e poi ci hanno chiesto, durante gli eventi per Anaci: “E adesso? Cosa c’è di nuovo?” Ecco la risposta: la seconda edizione.

 

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Un post condiviso da VeryFastPeople Srl (@veryfastpeople_)

Cosa trovi in “Nuovi scenari”

Questa nuova versione non è un semplice aggiornamento: è un libro diverso. Sono 180 pagine – sessanta in più rispetto alla prima edizione – che coprono metodi concreti per ottimizzare la comunicazione con i condòmini, la preparazione e la conduzione delle assemblee, e la prevenzione dei problemi attraverso un uso proattivo delle tecnologie AI. Non trovi solo ChatGPT, ma le principali piattaforme di intelligenza artificiale disponibili oggi, con esempi pratici e casi di studio reali.

Andiamo sul concreto. Cosa puoi fare con l’AI se sei un amministratore?

  • Redigere verbali di assemblea in un quarto del tempo, a partire da appunti o da una trascrizione audio
  • Rispondere alle email dei condòmini con toni calibrati, anche quando il condòmino non brilla per diplomazia
  • Preparare comunicazioni legali in bozza, da rivedere con il tuo avvocato
  • Fare marketing del tuo studio senza assumere un’agenzia o passare ore su Instagram
  • Analizzare documenti – preventivi, contratti, polizze – in pochi minuti

Ogni capitolo ha un’impostazione pratica. Non teoria. Non filosofia dell’AI. Cose da fare il lunedì mattina.

Perché lo distribuiamo gratis

Me lo chiedono spesso. “Ma se è un libro vero, perché non lo vendi?” Risposta semplice: il nostro obiettivo non è vendere copie, mica di campa in Italia vendendo libri. È cambiare un settore. Solo pochissimi amministratori si sono spinti a fare delle sperimentazioni. La gran parte si sta affacciando a questo mondo in modo esplorativo. L’ho detto io stesso quando abbiamo presentato la prima edizione. E la situazione non è cambiata abbastanza. Se un PDF gratuito abbassa la soglia di ingresso e porta qualche centinaio di professionisti a provare uno strumento nuovo – beh, questo vale molto di più di qualsiasi royalty.

Scaricalo adesso

Puoi scaricare gratuitamente la seconda edizione del libro dalla pagina di VeryFastPeople, direttamente a questo link:

Scarica “L’intelligenza artificiale per l’amministratore di condominio – Nuovi scenari”

Se invece preferisci la versione cartacea (o vuoi regalarlo a un collega che ancora non si fida dei PDF), la trovi su Amazon.

Buona lettura. (E poi dimmi com’è andata con la prima assemblea condominiale gestita con l’AI.)

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L’AI per condomini 4.0: la mia intervista per Askanews

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Nel settembre 2024 sono stato intervistato da Askanews in merito al progetto del libro “L’intelligenza artificiale per gli amministratori di condominio”, realizzato con VeryFastPeople, società pionieristica nel campo della consulenza per amministratori di condominio.

L’intervista per Askanews
Skanews ha intervistato Francesco Paini, il CEO di VeryFastPeople, e me. Lui nell’intervista racconta come hanno introdotto strumenti innovativi che stanno cambiando il modo in cui gli amministratori lavorano, vedi CRM Copernico): una piattaforma cloud pensata per migliorare le interazioni tra gli amministratori, i fornitori e i condomini.

Io poi ho parlato di come è nata l’idea del libro. Mi sono reso conto che, nonostante l’AI abbia già un impatto tangibile in molti settori, solo pochi amministratori condominiali hanno iniziato a sperimentarne le potenzialità. La maggior parte si approccia con cautela, quasi in modo esplorativo, e ciò è comprensibile, dato il carattere particolare del loro ruolo. Qualcuno, va detto, ne ha addirittura timore.

Voglio soprattutto tranquillizzare questi ultimi. Nel testo mostro con esempi concreti come l’AI può aiutare a semplificare il lavoro degli amministratori, riducendo il carico burocratico e migliorando l’efficienza operativa.  L’AI non sostituirà il ruolo degli amministratori, ma li aiuterà a concentrarsi sulle attività di maggior valore, liberandoli dalle incombenze più noiose e ripetitive (verbali, preventivi, bilanci, contabilità, ecc.). E, soprattutto, permetterà loro di offrire un servizio più trasparente ed efficiente ai condomini: pensate come i condomini di origine straniera potrebbero apprezzare una convocazione o un bilancio tradotto nella loro lingua. Questo è solo l’inizio di una grande rivoluzione, e sono entusiasta di farne parte.

Il video di Askanews

Fai clic qui (o sull’immagine di anteprima) per vedere l’intervista a Francesco Paini e al sottoscritto:

Scrivimi per organizzare un evento su ChatGPT

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Scarica gratis il mio eBook “L’intelligenza artificiale per gli amministratori di condominio”

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Nel luglio 2024 ho dato alle stampe, per l’editore Ledizioni, il testo “L’intelligenza artificiale per gli amministratori di condominio“, dopo mesi di eventi sul tema insieme a VeryFastPeople. Il testo ha come sottotitolo “Come usare ChatGPT e gli altri chatbot per analisi documentali, verbali, assistenza clienti, marketing, comunicazione e altro” e vede anche i contributi di Francesco Paini per la prefazione, l’avvocato Andrea Broglia per la parte legale e Giorgio Danesi di Copernico per l’integrazione dell’IA nei CRM.

La quarta di copertina:

“IA per amministratori di condominio” offre una panoramica sull’utilizzo dell’intelligenza artificiale negli ambiti della gestione condominiale. Il libro illustra metodi per ottimizzare la comunicazione con i condomini, la preparazione e la conduzione delle assemblee, e la prevenzione di problemi attraverso l’utilizzo proattivo delle tecnologie IA. Con contenuti basati su esempi pratici, studi di caso e segnalazioni delle principali piattaforme di IA (non solo ChatGPT), il testo si rivela una guida essenziale per gli amministratori di condominio che desiderano implementare soluzioni innovative nei loro processi lavorativi.

Dove scaricare gratuitamente il libro

Il libro è in vendita su Amazon, ma è anche disponibile gratuitamente in versione PDF sulla pagina Web di VeryFastPeople, a questo indirizzo.

Ecco la presentazione del testo:

Il libro “L’intelligenza artificiale per l’amministratore di condominio” di Gianluigi Bonanomi, con contributi di Andrea Broglia e Giorgio Danesi, è una guida essenziale per gli amministratori che vogliono sfruttare le potenzialità di ChatGPT (e non solo).

Scoprirai come grazie all’innovativo CRM Copernico, l’amministratore può organizzarsi, delegare, monitorare e coordinare le attività, rendendo lo studio un’azienda dinamica e strutturata. Inoltre, imparerai ad applicare l’IA per analisi documentali, gestione verbali, assistenza clienti, marketing e comunicazione.

Questo manuale pratico, arricchito dalla prefazione di Francesco Paini, ti offrirà tanti strumenti concreti per migliorare l’efficienza e la qualità del tuo lavoro, ottimizzando i processi, risparmiando tempo e potenziando significativamente la gestione complessiva del condominio.

L’evento di lancio

Il libro è stato presentato in anteprima il 12 luglio 2024 durante un webinar organizzato da Anaci Lecco.

Potrebbe essere un'immagine raffigurante 5 persone, redazione e testo

Qui puoi rivedere il mio intervento durante l’evento:

Come parlare con il libro!

In coerenza con il progetto, ho trasformato il libro “L’intelligenza artificiale per gli amministratori di condominio” in un chatbot. Puoi chiedergli qualsiasi cosa inerente al contenuto del testo:

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ChatGPT per gli amministratori di condominio: come l’intelligenza artificiale può aiutarli nel lavoro quotidiano

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Tra i tanti lavori che stanno per essere investiti dalla rivoluzione dell’intelligenza artificiale, quelli che hanno a che fare con dati, compiti ripetitivi, creazione di contenuti (non creativi) e relazioni con i clienti vivranno subito degli sconvolgimenti, ma potranno anche godere dei benefici. Tra questi c’è anche l’amministratore di condominio.

I compiti dell’amministratore di condominio (e l’aiuto dell’A.I.)

Giusto per mettere in chiaro le potenzialità di questi strumenti, ho chiesto a ChatGPT (il chatbot gratuito di OpenAI che ha raggiunto i 100 milioni di iscritti in soli due mesi) quanto segue: “Elenca in tabella i compiti dell’amministratore di condominio secondo l’articolo 1130 del codice civile, inserendo una colonna i compiti e in un’altra colonna l’uso dell’intelligenza artificiale per aiutarlo” (questa serie di istruzioni si chiama, in gergo, prompt).

Compito dell’amministratore di condominio Uso dell’IA
Gestione e manutenzione delle parti comuni dell’edificio L’IA può essere utilizzata per la programmazione di interventi di manutenzione, la gestione delle forniture e la tracciabilità degli interventi effettuati.
Tenere i registri contabili del condominio L’IA può essere utilizzata per la gestione automatica delle entrate e delle uscite, la creazione di report e la tracciabilità dei movimenti finanziari.
Rappresentare il condominio in giudizio e fuori di esso L’IA può essere utilizzata per la gestione delle comunicazioni con gli avvocati, la creazione di documenti giuridici e la tracciabilità delle azioni intraprese.
Convocare e presiedere le assemblee dei condomini L’IA può essere utilizzata per la creazione di convocazioni e ordini del giorno automatici, la gestione delle votazioni e la tracciabilità delle decisioni prese.
Eseguire le deliberazioni dell’assemblea L’IA può essere utilizzata per la gestione delle esecuzioni automatiche delle decisioni dell’assemblea e la tracciabilità degli interventi effettuati.
Sorvegliare l’osservanza del regolamento di condominio L’IA può essere utilizzata per la sorveglianza automatica dell’osservanza del regolamento e la segnalazione di eventuali violazioni.
Adottare, nei limiti stabiliti dalle deliberazioni dell’assemblea, ogni atto di ordinaria amministrazione L’IA può essere utilizzata per la gestione automatica delle attività di ordinaria amministrazione, come l’emissione di fatture e la gestione dei contratti.

Interessante, non credi?

Che cos’è ChatGPT

In questo video spiego che cos’è ChatGPT, utile se non lo conosci.

ChatGPT per l’amministratore di condominio: esempi concreti

Al di là dei compiti indicati un paio di paragrafi sopra dall’intelligenza artificiale, alcuni dei quali fantascientifici (per esempio la sorveglianza e la gestione dei contatti), ho individuato alcuni modi concreti di integrare ChatGPT nel lavoro quotidiano dell’amministratore di condominio. Gli obiettivi sono quelli di aumentare l’efficienza e migliorare la qualità del servizio offerto.

Comunicazioni con i condomini

ChatGPT può essere utilizzato per inviare mail o newsletter ai condomini in modo rapido e personalizzato. Questo può essere molto utile per mantenere i condomini informati sugli eventi importanti, sulla manutenzione del condominio e sulle novità. Per esempio, tramite una newsletter o con i messaggi su WhatsApp.

Qualche giorno fa, parlando di questi argomenti con un amministratore di condominio, mi ha chiesto: “Ma posso usare questo strumento anche per rispondere a domande concrete dei condomini? Faccio un esempio: mi chiedono se si può mettere un condizionatore in facciata e lui mi risponde anche a livello normativo?”. Proviamo subito, gli ho risposto.

Ecco l’output:

Per scrupolo ho controllato, e in effetti la citazione dell’articolo 1102 è corretta. Certo, si può far di meglio. Ma basta istruire correttamente il chatbot.

Questi strumenti possono trasformarsi in ottimi aiutanti. Faccio un esempio concreto: Merlin  è un’estensione del browser Chrome, basata sull’intelligenza artificiale di OpenAI, che può aiutare l’amministratore di condominio nelle comunicazioni con i condomini. Merlin potrebbe aiutarci a rispondere alle domande comuni dei condomini e offrire informazioni sulle questioni relative al condominio. Non sostituisce, aiuta.

Contatti e contratti con i fornitori

ChatGPT può essere utilizzato per la gestione dei contatti (e contratti) con i fornitori. Per esempio, si può chiedere al chatbot di comporre una richiesta di preventivo per una fornitura per il condominio, una bozza da personalizzare. Per esempio, per la pulizia delle parti comuni.

Oppure direttamente il contratto:

FAQ

ChatGPT può essere utilizzato per creare una sezione FAQ (Frequently Asked Questions, domande frequenti) sul sito web del condominio o dell’amministratore. Questo può essere molto utile per i condomini che hanno bisogno di informazioni sulle questioni relative al condominio, considerando che spesso le domande si ripetono.

Ecco degli esempi creati direttamente da ChatGPT:

Riassunto delle riunioni

ChatGPT può essere utilizzato per creare un riassunto delle riunioni del condominio. Questo può essere molto utile per i condomini che non possono partecipare alle riunioni e per mantenere tutti informati sugli eventi importanti. In pratica ChatGPT può essere usato per riassumere il testo della riunione, precedentemente trasformato da audio a testo (esistono diversi strumenti di speech-to-text, per esempio https://speechnotes.co è gratis). Dal febbraio 2023 Microsoft, che ha investito pesantemente in OpenAI (l’azienda che ha lanciato ChatGPT), ha annunciato l’integrazione di questa opzione in Microsoft Teams.

Marketing e comunicazione

ChatGPT può essere utilizzato per la creazione di piani di marketing e comunicazione per il condominio. Questo può essere molto utile per l’amministratore di condominio che vuole comunicare la sua attività sui social. Ho chiesto all’“oracolo digitale” (lo chiamo così per scherzare) un piano di social media marketing su Instagram per un amministratore di condominio. Ecco che cosa mi propone.

  • Crea un account Instagram professionale per il tuo business con un nome utente descrittivo e un’immagine profilo coerente con il tuo brand.
  • Sviluppa una strategia di contenuti: pubblicare immagini e video che mostrino il tuo lavoro, il team e la cultura aziendale, insieme a post che diano consigli utili ai residenti del condominio e che rispondano alle loro domande frequenti.
  • Utilizzare hashtag rilevanti per raggiungere un pubblico più ampio, ad esempio #amministratoredicondominio #condominio #manutenzione
  • Interagire con il pubblico: rispondere ai commenti e ai messaggi in modo tempestivo e professionale.
  • Collaborare con altri account di nicchia su Instagram, come architetti e designer d’interni, per aumentare la visibilità e la portata del tuo account.
  • Utilizzare le funzionalità di Instagram come le Storie e le Dirette per fornire aggiornamenti sulle attività del tuo team e per creare una relazione più stretta con i tuoi follower.
  • Monitorare e analizzare i risultati delle tue attività di social media per valutare cosa funziona e cosa no e adattare la tua strategia di conseguenza.

Non male, in effetti. Quantomeno un buon inizio, un po’ generico come lo era stata la mia richiesta. Ovviamente potrei andare molto più in profondità. Per esempio, potrei chiedere di sviluppare uno dei punti elencati. Lui mi ha suggerito di pubblicare, tra le altre cose, dei contenuti. Passando quindi dalla strategia alla tattica, l’amministratore potrebbe creare post sulle attività del condominio, come eventi comunitari, manutenzione o lavori in corso. Oppure creare post informativi su temi legati alla gestione del condominio, come consigli sulla manutenzione dell’edificio o suggerimenti per la sicurezza. Anche in questo caso, possiamo delegare a lui anche la creazione dei post. Chiedo a ChatGPT di elencare 10 tipologie di video che possono animare un profilo YouTube di un amministratore di condominio, con questo prompt: “Agisci come il social media manager di un amministratore di condominio. Indicami 10 esempi di video YouTube che possono animare il profilo e che hanno come target i condomini. I temi devono essere quelli del risparmio, dell’uso delle parti comuni del condominio, delle spese, delle regole del buon vicinato, dei problemi che si solito vi sono in condominio eccetera. Indica titolo del video e 300 caratteri per spiegare lo script.”

Questo è il responso:

  1. “Come risparmiare sulla bolletta dell’acqua” – In questo video, si possono spiegare i consigli per risparmiare sulla bolletta dell’acqua condominiale, come ad esempio la verifica delle perdite o la sostituzione di vecchi rubinetti.
  2. “Come utilizzare al meglio le parti comuni del condominio” – Questo video potrebbe mostrare i diversi modi in cui i condomini possono utilizzare le parti comuni del condominio, come ad esempio la piscina, il giardino o la palestra, e come fare per prenotarle.
  3. “Spese condominiali: come vengono utilizzati i soldi” – Questo video potrebbe spiegare in modo semplice e trasparente come vengono utilizzati i soldi delle spese condominiali e come vengono distribuite le varie incombenze.
  4. “Regole del buon vicinato: come mantenere una convivenza pacifica” – In questo video si potrebbero presentare alcune semplici regole per mantenere una convivenza pacifica all’interno del condominio, come ad esempio non fare rumore di notte o non parcheggiare in modo scorretto.
  5. “Problemi comuni in condominio: come risolverli” – Questo video potrebbe affrontare i problemi più comuni che si verificano all’interno di un condominio, come ad esempio la mancata pulizia delle scale o la scarsa illuminazione, e suggerire delle soluzioni per risolverli.
  6. “Come gestire i rifiuti in condominio” – In questo video si potrebbero spiegare le regole per la raccolta dei rifiuti all’interno del condominio e come evitare di commettere errori che potrebbero causare sanzioni.
  7. “Lavori di manutenzione: come pianificarli e come gestirli” – Questo video potrebbe spiegare come pianificare e gestire i lavori di manutenzione all’interno del condominio, come ad esempio la pulizia delle grondaie o la riparazione delle scale.
  8. “Sicurezza in condominio: come prevenire gli incendi” – Questo video potrebbe presentare alcuni consigli per prevenire gli incendi all’interno del condominio, come ad esempio verificare periodicamente le prese elettriche o non accumulare troppi materiali infiammabili.
  9. “Come organizzare un’assemblea di condominio” – Questo video potrebbe spiegare come organizzare un’assemblea di condominio, come ad esempio la scelta della data, la convocazione dei condomini, la preparazione dell’ordine del giorno e la gestione delle votazioni.
  10. “Come gestire i conflitti tra condomini” – In questo video si potrebbero presentare alcune strategie per gestire i conflitti tra condomini, come ad esempio la comunicazione aperta e trasparente, la mediazione o il ricorso alle autorità competenti.

Ovviamente posso andare ancora più in profondità, facendo scrivere nel dettaglio lo script del video. Magari da far recitare a un avatar virtuale, così non ti devi nemmeno prendere la briga di metterti davanti a una telecamera. Credi che non sia possibile? Scherzi, vero? Te lo mostro. Prendiamo lo script di un video sul condominio, uno di quelli indicati sopra. Chiedo a ChatGPT di scrivermi lo script del video numero 8, quello sulla prevenzione degli incendi. Ecco che cosa ha scritto ChatGPT:

Buongiorno a tutti i condomini, oggi parleremo di un argomento molto importante: la sicurezza in condominio. La prevenzione degli incendi è fondamentale per garantire la sicurezza dei nostri condomini e dei loro beni. Ecco alcuni consigli per prevenire gli incendi all’interno del condominio.

Innanzitutto, è importante verificare periodicamente le prese elettriche e i cavi elettrici, soprattutto in quei punti in cui si accumulano molte spine. Inoltre, è importante evitare di accumulare troppi materiali infiammabili, come ad esempio carta, tessuti o riviste, e di tenere liberi i corridoi e le scale.

In caso di incendio, è importante avere a disposizione un estintore e sapere come utilizzarlo. Inoltre, è importante conoscere la posizione delle uscite di emergenza e sapere come usarle in caso di necessità.

Inoltre, è importante rispettare le norme antincendio e seguire le indicazioni del personale addetto alla sicurezza. Questo significa evitare di utilizzare le scale come deposito per i propri oggetti o di appendere oggetti alle maniglie delle porte.

In conclusione, la prevenzione degli incendi è fondamentale per garantire la sicurezza dei nostri condomini e dei loro beni. Seguendo questi semplici consigli, possiamo tutti contribuire a prevenire gli incendi all’interno del nostro condominio.

Se avete dubbi o domande, non esitate a contattarci. Grazie per l’attenzione.

Per creare l’avatar parlante uso Synthesys.io: mi permette di personalizzare tutto, oltre al testo (che ho ridotto a 1.000 battute), dalla faccia dell’avatar alla sua voce (italiana, di tale Diego), dallo sfondo (che potrebbe essere l’immagine reale del condominio, ad altri dettagli.

Ed ecco il risultato finale:

Perfettibile, certo. Forse un po’ inquietante, ma sappiate che esiste la possibilità di caricare la propria voce e persino la propria immagine (per esempio con Synthesia).

Faccio un altro esempio concreto su come creare un contenuto accattivante senza inventarsi nulla (o meglio senza lasciare troppa libertà al chatbot): posso andare sul sito dell’amministratore e prendere un testo. In questo caso un testo sulle zanzare:

A questo punto vado in ChatGPT e gli chiedo di creare tre post accattivanti, da pubblicare su Facebook, a partire da quel testo:

Chiaramente posso istruire ChatGPT su qualsiasi tema, per esempio i bonus, e chiedergli di creare post ah hoc, magari con taglio diverso a seconda dei canali di comunicazione che uso.

Studiare

ChatGPT permette a tutti i professionisti di rimanere aggiornati e studiare più velocemente. Per esempio consente di riassumere un video YouTube in pochi passaggi salienti, per capire il senso del contenuto ed eventualmente guardare solo quello che interessa. Ecco come fare:

Che cosa ci aspetta?

La rivoluzione dell’intelligenza artificiale è iniziata. Già si intravvedono gli sviluppi futuri. Con strumenti quali Personal.ai possiamo addirittura essere clonati: l’algoritmo chiede accesso al nostro io digitale (mail, messaggi, documenti, video, social, ecc.) e ci sostituisce, per esempio, nella gestione delle relazioni online, rispondendo per esempio su WhatApp come faremmo noi. Oppure strumenti come DoNotPay possono intentare cause e difendere in tribunale.
Esistono intelligenze artificiali per tutto: tenere i conti, stilare bilanci, scrivere contratti blindati e così via. E siamo solo all’inizio. Chiudiamo col botto: con GPTBoss puoi avere una serie di dipendenti non umani.

La conferenza di Milano

Il 24 febbraio 2023 sono stato invitato all’evento dell’associazione Valore Aggiunto per parlare proprio di questo temi. Lo speech si intitola: “Fenomeno ChatGPT: come l’intelligenza artificiale cambia il lavoro dell’amministratore di condominio”.

Gli eventi con Anaci e VeryFastPeople

Il 18 maggio 2023 sono stato ospite di Anaci Trento per parlare di AI per gli amministratori di condominio.

Qui un momento dell’evento con Anaci di Pisa del 14 marzo 2024:

Qui l’evento di Trento del gennaio 2025:

Scarica gratuitamente il libro “IA per amministratori di condominio”

Nel luglio 2024 ho dato alle stampe, per l’editore Ledizioni, il testo “L’intelligenza artificiale per gli amministratori di condominio“, dopo mesi di eventi sul tema insieme a VeryFastPeople. Il testo ha come sottotitolo “Come usare ChatGPT e gli altri chatbot per analisi documentali, verbali, assistenza clienti, marketing, comunicazione e altro” e vede anche i contributi di Francesco Paini per la prefazione, l’avvocato Andrea Broglia per la parte legale e Giorgio Danesi di Copernico per l’integrazione dell’IA nei CRM.
Il libro è in vendita su Amazon, ma è anche disponibile gratuitamente in versione PDF sulla pagina Web di VeryFastPeople, a questo indirizzo.

Ecco la presentazione del testo:

Il libro “L’intelligenza artificiale per l’amministratore di condominio” di Gianluigi Bonanomi, con contributi di Andrea Broglia e Giorgio Danesi, è una guida essenziale per gli amministratori che vogliono sfruttare le potenzialità di ChatGPT (e non solo).

Scoprirai come grazie all’innovativo CRM Copernico, l’amministratore può organizzarsi, delegare, monitorare e coordinare le attività, rendendo lo studio un’azienda dinamica e strutturata. Inoltre, imparerai ad applicare l’IA per analisi documentali, gestione verbali, assistenza clienti, marketing e comunicazione.

Questo manuale pratico, arricchito dalla prefazione di Francesco Paini, ti offrirà tanti strumenti concreti per migliorare l’efficienza e la qualità del tuo lavoro, ottimizzando i processi, risparmiando tempo e potenziando significativamente la gestione complessiva del condominio.

Il video di presentazione del libro

Fai clic qui (o sull’immagine di anteprima) per vedere l’intervista a Francesco Paini di VeryFastPeople e al sottoscritto:

Qui un estratto dell’articolo di presentazione del video:

È poi intervenuto Gianluigi Bonanomi, formatore e consulente sulla comunicazione digitale e AI generativa: “Solo pochissimi amministratori si sono spinti a fare delle piccole sperimentazioni, la gran parte si sta affacciando a questo mondo in modo esplorativo, per questo abbiamo voluto fare un libro per aprire un mondo. In questo momento si fa un po’ di fatica per trovare delle applicazioni concrete per un ruolo così particolare”. Il futuro dell’amministrazione condominiale dunque andrà a braccetto con l’intelligenza artificiale, strumento in grado di migliorare l’efficienza operativa e di semplificare e ottimizzare il lavoro quotidiano dell’amministratore di condominio.

Scrivimi per organizzare un evento su ChatGPT

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LinkedIn per gli amministratori di condominio: 10 videopillole

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Nell’ambito della partnership con VeryFastPeople, società di consulenza specializzata nella fornitura di servizi per amministratori di condominio, è iniziato un piano di contenuti a tema “LinkedIn per gli amministratori di condominio”.

In particolare abbiamo realizzato l’eBook “LinkedIn per amministratori di condominio” (download gratis qui) e 10 videopillole sullo stesso tema, in distribuzione sui canali social dell’azienda dal maggio 2021.

La prima videopillola: perché LinkedIn per gli amministratori di condominio

Puoi rivedere il primo filmato sulla pagina LinkedIn di VeryFastPeople:

Segui la pagina LinkedIn di VeryFastPeople per i prossimi video.

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