Em@il.ok di Maurizio Giantin

La posta elettronica è parte integrante delle nostre vite. Noi, al contrario dei nativi digitali, non potremmo immaginare un mondo senza mittenti e destinatari, copie nascoste e CCN, risposte e inoltri, link e allegati.

Nonostante questa (presunta) familiarità con il mezzo, sempre più spesso ci troviamo a scrivere di fretta e male, leggere ancor più velocemente e fraintendere. Questo avviene perché stiamo parlando di uno strumento usato con la logica della comunicazione verbale, quando invece si tratta di comunicazione scritta. Come tale, senza tutti quegli elementi – come tono di voce ed espressione facciale – che permettono di distinguere, per esempio, una frase seria da una ironica. A volte si può porre rimedio con alcuni trucchi: formattazione ed emoticon su tutti; spesso non basta e ci vuole una massiccia dose di buon senso. Bisogna saper trattare con gli altri, anche quando si scrive.

Per questo ha senso mettere insieme, come fa Giantin, una serie di problemi (lui li chiama e-problems) e di soluzioni legati alla posta elettronica. In questo Em@il.ok, edito da Ledizioni, si trovano tante indicazioni pratiche, un po’ di psicologia, una marea di esempi.

Per citarne qualcuno:

– Per scrivere in modo chiaro e comprensibile occorre: essere sintetici, utilizzare la punteggiatura, mettere il motivo all’inizio, adottare un linguaggio semplice, mettere un solo argomento per email, organizzare il testo in modo che sia più facilmente leggibile ed efficace.

– Mettete sempre in firma i riferimenti (nome, telefono, indirizzo e altre informazioni utili) poiché: personalizzano la comunicazione scritta, che per sua natura tende a uniformare e creare distacco; rassicurano maggiormente le persone; trasmettono più serietà, professionalità e senso di responsabilità; facilitano il contatto in caso di dubbi e chiarimenti facendo risparmiare tempo.

– Un messaggio inviato a un’unica persona è un messaggio più efficace perché mirato, adatto al destinatario e alla situazione specifica.

– Evitate termini che generano diffidenza o, peggio, repulsione, come superlativi e modi di dire inflazionati del tipo “Imperdibile”, “Messaggio importante”, “Solo per lei”, “Leggere attentamente”, “Offerta da non perdere”.

– Togliete di mezzo le solite frasi come “Rimaniamo a sua totale disposizione, e cogliamo l’occasione per porgerle i nostri più distinti saluti” e congedatevi dimostrando disponibilità, con la stessa educazione, ma con parole vostre: “Se ha bisogno di altre informazioni mi contatti pure. Con cordialità”

– Le persone fanno un qualcosa soprattutto quando hanno una convenienza personale. Tenetelo presente quando volete ottenere una risposta. […] “Rimango in attesa di un suo gentile riscontro” non funziona. Se si vuole avere maggiore successo, serve aggiungere qualcosa in più: “Rimango in attesa di un suo gentile riscontro in modo da farle avere il materiale in breve tempo”.

– Riscrivere l’oggetto o fare una nuova email quando si cambia argomento.

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