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Collegare Outlook a ChatGPT: si può, ma ecco le precauzioni da prendere

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In breve: sì, oggi è possibile collegare Outlook a ChatGPT con le app ufficiali Outlook Email e Outlook Calendar di OpenAI. Funzionano bene per cercare messaggi, riassumere conversazioni e preparare riunioni. Prima di cliccare «Connetti», però, conviene decidere tre cose: quale account usare (quello aziendale gestito, non uno personale), quali azioni concedere (la lettura sì, l’invio con molta cautela) e quali dati non devono passare di lì. Il rischio più sottovalutato ha un nome tecnico, prompt injection: un’email scritta apposta può contenere istruzioni rivolte all’intelligenza artificiale, non a te.

Una persona che ha seguito il mio Corso AI avanzato mi ha scritto proprio questo: vorrebbe collegare Outlook a ChatGPT, ma ricordava che in aula avevo invitato alla prudenza. Ricordava bene: prudenza non vuol dire rinunciare, ma sapere che cosa si autorizza.

Come si collega Outlook a ChatGPT oggi?

Quelli che un tempo si chiamavano connettori oggi, nel lessico di OpenAI, sono «app», raccolte dentro i plugin. Secondo la guida di OpenAI alle app collegate, il percorso è: Impostazioni, Plugin, scelta dell’app Outlook Email o Outlook Calendar, accesso con l’account Microsoft e revisione dei permessi richiesti.

Due avvertenze pratiche. La prima: la disponibilità dipende da piano, regione, workspace, ruolo e interfaccia, quindi non è detto che tutti vedano le stesse opzioni. Seconda avvertenza: in azienda spesso il collegamento non parte finché non intervengono due persone diverse, l’amministratore del workspace ChatGPT e l’amministratore Microsoft Entra (il servizio che gestisce identità e accessi in Microsoft 365).

Cosa può leggere e cosa può fare ChatGPT nella tua casella?

Secondo la pagina ufficiale sulle app Outlook Email e Outlook Calendar, per la posta ChatGPT può cercare e recuperare i messaggi della casella dell’utente, con oggetto, mittente, destinatari, data e testo; può usare filtri come from: e subject:; può consultare e, se le azioni sono abilitate, creare, modificare ed eliminare contatti.

Sulle caselle condivise o delegate, la stessa pagina indica che ChatGPT può leggere messaggi, sfogliare cartelle, spostare email, segnarle come lette e inviare email in testo semplice a nome della casella, se permessi Microsoft e impostazioni del workspace lo consentono. Tra i permessi elencati compaiono infatti Mail.ReadWrite e Mail.Send. Per il calendario, oltre alla lettura di eventi e disponibilità, su calendari condivisi supportati può creare, modificare, accettare, annullare ed eliminare appuntamenti.

Tradotto: a seconda della configurazione, non si collega un lettore, ma un assistente che può anche scrivere e spedire. Per questo contano i livelli di approvazione che OpenAI prevede: «Chiedi sempre», «Consenti azioni di lettura», «Consenti azioni a basso rischio» e, per alcune app, «Consenti tutte le azioni». Su quest’ultima la documentazione è esplicita: comporta un rischio elevato, perché le azioni possono partire senza ulteriore conferma.

Perché collegare Outlook a ChatGPT richiede attenzione?

Per via della prompt injection. È un attacco di ingegneria sociale rivolto alla macchina: qualcuno inserisce istruzioni malevole in un contenuto che l’AI leggerà. OpenAI, nella sua pagina Understanding prompt injections, la paragona al phishing e dà un consiglio che vale la pena citare: un’istruzione molto ampia come «controlla le mie email e fai tutto ciò che serve» rende più facile a contenuti nascosti fuorviare il modello. Meglio chiedere cose specifiche.

L’email è il canale ideale per questo tipo di attacco, perché chiunque conosca il vostro indirizzo può farvi arrivare un testo. Lo aveva mostrato già nel 2023 lo studio di Greshake e colleghi (Saarland University e CISPA Helmholtz Center), «Not what you’ve signed up for», che descrive l’invio di email come metodo attivo di iniezione e dimostra, in un’applicazione di test, un messaggio capace di indurre l’assistente a inoltrarsi da solo a tutta la rubrica.

Collegare Outlook a ChatGPT: dai test ai casi reali

Non è solo teoria. Nel 2025 i ricercatori di Aim Security hanno documentato EchoLeak, una vulnerabilità di Microsoft 365 Copilot registrata come CVE-2025-32711: secondo l’analisi pubblicata su arXiv, bastava una singola email confezionata ad arte per far uscire dati senza alcun clic dell’utente. Microsoft l’ha corretta lato server prima della divulgazione pubblica. Il caso riguarda Copilot, ma il meccanismo vale per qualunque assistente che legge la posta, quindi anche quando si sceglie di collegare Outlook a ChatGPT.

OpenAI stessa, nella pagina sui controlli amministrativi per plugin e app, scrive che le sue difese riducono ma non eliminano il rischio di prompt injection. E l’OWASP, nella scheda LLM01:2025, ammette che non è chiaro se esistano metodi infallibili di prevenzione: raccomanda privilegi minimi e approvazione umana per le azioni ad alto rischio.

Il tema è aperto anche per chi i modelli li costruisce. Nel luglio 2026 OpenAI ha presentato GPT-Red, un sistema interno che attacca i propri modelli per trovarne le vulnerabilità alla prompt injection prima del rilascio. Nell’articolo di presentazione di GPT-Red cita esplicitamente il corpo di un’email tra i punti in cui un terzo può nascondere un’istruzione pensata per far caricare dati sensibili su un server esterno.

Su questo tema ho scritto anche una guida su human-in-the-loop e human-on-the-loop negli agenti AI.

Se preferisci una spiegazione in video, questa di IBM Technology (in inglese) mostra come le istruzioni nascoste arrivano agli agenti AI e quali difese si possono mettere in campo.

IBM Technology, «Securing AI Agents: How to Prevent Hidden Prompt Injection Attacks» (in inglese)

E i dati dei clienti? Privacy, GDPR e riservatezza

Una casella aziendale è un archivio di dati personali altrui: clienti, fornitori, candidati.

  • Addestramento. Per ChatGPT Business, Enterprise ed Edu, OpenAI dichiara di non usare per default le informazioni lette dalle app per addestrare i modelli. Per Free, Plus, Go e Pro può farlo se è attiva l’impostazione «Migliora il modello per tutti» (Improve the model for everyone). Lo spiega la guida alle app collegate.
  • Memoria. Se la Memoria è attiva, ChatGPT può ricordare informazioni lette da un’app. E, secondo la guida alla gestione degli account collegati, scollegare l’app non cancella conversazioni né ricordi già salvati.
  • Inferenza mia, non parere legale. Collegare la casella di lavoro a un account personale significa portare dati di terzi fuori dagli accordi che l’azienda ha firmato (o dovrebbe firmare) con i propri fornitori. Per chi ha obblighi di segreto professionale il tema è ancora più delicato: va valutato con il DPO o il consulente privacy.

Il quadro regolatorio: Garante, EDPB e AI Act

Il quadro regolatorio è in movimento. Il Garante per la protezione dei dati personali aveva sanzionato OpenAI per 15 milioni di euro nel dicembre 2024; il Tribunale di Roma ha annullato il provvedimento nel marzo 2026 per una questione di competenza, perché nel frattempo la capofila era diventata l’autorità irlandese, senza entrare nel merito delle violazioni (NT+ Diritto). Il Comitato europeo per la protezione dei dati (EDPB) ha pubblicato nell’aprile 2025 un rapporto sui rischi privacy dei modelli linguistici, redatto da un’esperta esterna e non vincolante, che tra i casi d’uso analizza proprio un assistente per agenda e viaggi.

C’è poi l’AI Act. L’articolo 4, nella versione modificata dal Digital Omnibus, chiede a chi usa sistemi di AI di adottare misure per sostenere l’alfabetizzazione del personale. Una policy su quando collegare la posta rientra in questo sforzo. Vietare tutto, invece, di solito sposta il problema altrove: ne ho parlato nell’articolo sulla shadow AI in azienda.

Microsoft Copilot è un’alternativa più sicura?

Dipende. Microsoft Copilot (il nuovo nome di Microsoft 365 Copilot) lavora dentro il perimetro di Microsoft 365. Secondo la documentazione Microsoft su dati, privacy e sicurezza, rispetta gli impegni contrattuali già in essere, inclusi GDPR ed EU Data Boundary, non usa prompt, risposte e dati di Microsoft Graph per addestrare i modelli di base e mostra solo i contenuti che l’utente ha già il permesso di vedere. Ci sono eccezioni da leggere, per esempio i modelli Anthropic, che la stessa pagina indica come esclusi dall’EU Data Boundary.

La mia valutazione: per un’azienda che vive già in Microsoft 365, Copilot semplifica la parte contrattuale e di governance, perché i dati restano nello stesso ecosistema. Non rende immuni dalla prompt injection, come ha dimostrato EchoLeak. Se vuoi farti un’idea pratica, qui trovi 10 casi d’uso di Microsoft Copilot in azienda.

Come collegare Outlook a ChatGPT in sicurezza: la checklist

Se usi un account ChatGPT personale (Free, Plus, Pro)

  • Non collegare la casella di lavoro senza un via libera esplicito dell’azienda.
  • Disattiva «Migliora il modello per tutti» nei controlli dati e valuta se tenere spenta la Memoria.
  • Lascia l’approvazione su «Chiedi sempre» e leggi ogni richiesta prima di confermarla.
  • Scrivi richieste circoscritte («riassumi l’ultimo thread con il fornitore X»), mai deleghe in bianco.
  • Scollega l’app quando non ti serve.

Se l’azienda usa ChatGPT Business o Enterprise

  • Abilita solo le azioni di lettura e, per le nuove azioni, scegli «Only enable new read actions»: secondo la documentazione per gli amministratori, su Business molte app sono attive per default.
  • Escludi dalla richiesta i permessi che non servono, come Mail.Send, e lascia disattivate le azioni che ne dipendono.
  • Usa «Manage domains» per limitare gli account collegabili ai domini aziendali; su Enterprise si può chiedere a OpenAI di bloccare il collegamento di account aziendali da workspace personali.
  • Con Enterprise ed Edu, assegna l’app solo ai ruoli che ne hanno bisogno e verifica cosa registrano i log di conformità.
  • Scrivi una regola semplice: nessuna email parte senza revisione umana.

Se sei l’amministratore Microsoft 365

  • Ricorda che il consenso in Entra non ha caselle per singolo permesso: si accetta o si annulla l’intera richiesta, quindi la selezione va fatta prima, in ChatGPT.
  • Controlla che l’app mostrata sia quella verificata «ChatGPT / OpenAI, L.L.C.».
  • Rivedi le impostazioni di consenso utente in Microsoft Entra: per default gli utenti possono autorizzare un’app ad accedere alla propria casella; Microsoft raccomanda di consentirlo solo per editori verificati e di attivare il flusso di approvazione dell’amministratore.

Domande frequenti

ChatGPT può inviare email da Outlook da solo?

Può farlo solo se permessi Microsoft, azioni del workspace e impostazioni di approvazione lo consentono. Con «Chiedi sempre», ogni azione richiede una tua conferma.

Se scollego Outlook, ChatGPT dimentica le mie email?

No, non automaticamente. Lo scollegamento blocca gli accessi futuri, ma conversazioni e ricordi già salvati vanno cancellati a parte.

Da dove partire

Bastano dieci minuti: apri Impostazioni, Plugin, controlla quali app sono collegate, con quale account e con quale livello di approvazione. Scollega ciò che non usi. Poi decidi, possibilmente per iscritto, che cosa la tua organizzazione permette di fare con la posta. Se vuoi impostare queste regole con il tuo team, posso aiutarti con una consulenza AI per aziende o con il corso ChatGPT per aziende e professionisti.

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Corso Microsoft Copilot gratuito

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Cerchi un corso Microsoft Copilot gratuito in italiano? Su Fastweb Digital Academy trovi il mio corso Introduzione a Microsoft Copilot, disponibile on demand. Sono Gianluigi Bonanomi e ti accompagno nei primi passi con l’assistente AI di Microsoft: che cosa fa, come provarlo e quali applicazioni esplorare.

Accedi al corso gratuito su Fastweb Digital Academy.

Aprire una chat e scrivere una domanda richiede pochi secondi. Capire se la risposta merita di entrare in un’email, in un documento o in una decisione richiede un po’ di metodo. È da qui che suggerisco di partire: un compito concreto, istruzioni comprensibili e una verifica finale.

Corso Microsoft Copilot gratuito: programma e accesso

La scheda ufficiale del corso riporta queste caratteristiche:

Voce Informazioni
Titolo Introduzione a Microsoft Copilot
Docente Gianluigi Bonanomi
Piattaforma Fastweb Digital Academy
Costo e formato Gratis, on demand
Lezioni Tre video, con dispensa disponibile in piattaforma
Durata indicata 39 minuti nella scheda riepilogativa
Verifica finale Test delle competenze con rilascio dell’Open Badge; la scheda indica anche l’attestato di partecipazione

Il programma affronta tre argomenti: che cos’è Copilot, esempi d’uso e Copilot Pro con Microsoft Office. Puoi seguire i video quando preferisci e fermarti per consultare il materiale. La descrizione parla di tre lezioni da circa 15 minuti ciascuna: per la durata complessiva ho riportato il valore di 0:39 ore presente nel riepilogo.

Per iniziare, apri la pagina del corso e seleziona “Vai al corso”. Segui poi le indicazioni della piattaforma per accedere ai contenuti.

A chi consiglio questo corso introduttivo

Lo suggerisco a chi vuole orientarsi prima di inserire Copilot nelle proprie abitudini: impiegati, professionisti, responsabili di funzione, formatori e persone che hanno già provato ChatGPT e desiderano esplorare un altro strumento.

Il mio consiglio è scegliere prima una piccola attività: riscrivere una comunicazione, organizzare appunti, preparare domande per una riunione. Guardare una dimostrazione diventa più utile quando sai già su quale problema vuoi mettere alla prova ciò che impari.

Copilot gratuito e Microsoft 365: che cosa distinguere

Il corso è gratuito. Questo non significa che ogni funzione di Copilot mostrata nelle lezioni sia inclusa gratuitamente nel tuo account. Microsoft distingue l’accesso alla chat dalle funzionalità disponibili nei diversi abbonamenti personali e aziendali. Le integrazioni nelle applicazioni dipendono da licenza, account e configurazione.

Prima di acquistare un piano, consulta il confronto ufficiale Microsoft tra Copilot gratuito e Copilot in Microsoft 365. Il programma del corso conserva il riferimento a “Copilot Pro”: nomi, schermate e offerte possono evolvere rispetto alla registrazione. Per orientarti nell’interfaccia disponibile oggi, usa anche la guida e formazione Microsoft Copilot.

Tre esercizi da provare dopo le lezioni

Quelli che seguono sono esercizi originali che propongo a integrazione del corso. Usa appunti inventati o materiale che sei autorizzato a inserire nello strumento. Per ogni prova conserva la richiesta iniziale e confrontala con il risultato.

1. Trasformare appunti in un’email

Trasforma questi appunti fittizi in un’email a un cliente: [appunti]. L’obiettivo è concordare i prossimi passi. Usa un tono professionale, massimo 150 parole e una richiesta finale chiara. Non inventare date, prezzi o impegni. Se manca un’informazione, segnalala.

Controlla se la bozza aggiunge promesse assenti negli appunti. Un testo scorrevole può nascondere un impegno che non volevi prendere.

2. Ricavare una tabella delle attività

Leggi questo verbale fittizio: [testo]. Estrai una tabella con attività, responsabile, scadenza e frase del verbale che giustifica ogni riga. Quando un’informazione manca, scrivi “non indicato”. Non assegnare responsabilità per deduzione.

Confronta ogni riga con il testo di partenza. La colonna con la frase originale ti aiuta a controllare l’estrazione.

3. Preparare una presentazione

Proponi una scaletta di cinque slide per spiegare [argomento] a [pubblico]. Per ogni slide indica titolo, messaggio principale ed esempio. Usa soltanto queste informazioni: [materiale]. Segnala ciò che richiede una fonte aggiuntiva.

Valuta prima la logica del discorso. La grafica viene dopo. Per approfondire il rapporto tra istruzioni e risultati, puoi esplorare il mio percorso di formazione sull’AI generativa e sul prompt engineering.

Gianluigi Bonanomi: formatore AI e docente del corso Copilot

Mi occupo di formazione e consulenza sulla comunicazione digitale e sull’intelligenza artificiale generativa. Il mio percorso comprende il giornalismo informatico, la scrittura di libri e la docenza in digital marketing all’Accademia SantaGiulia di Brescia. Puoi consultare il mio profilo docente su Fastweb Digital Academy, con la biografia e gli altri corsi.

Come formatore AI, propongo di lavorare su quattro passaggi: scegliere un’attività, formulare la richiesta, controllare l’output e decidere come usarlo. Preferisco una prova semplice con criteri chiari a una dimostrazione spettacolare che nessuno sa ripetere il giorno dopo.

Formazione Copilot per aziende: dal video al laboratorio

Se stai cercando un formatore Copilot per la tua azienda, il corso gratuito ti permette di conoscere il mio modo di spiegare. Per un percorso dedicato, propongo di partire dalle applicazioni disponibili, dalle regole interne e dalle attività dei partecipanti.

Un laboratorio può concentrarsi su comunicazioni, documenti, presentazioni o analisi, definendo in anticipo il risultato da ottenere. Anche il percorso ufficiale Microsoft Learn sulla redazione, analisi e presentazione con Microsoft 365 Copilot organizza l’apprendimento intorno ad attività professionali concrete.

Per progettare la formazione insieme, indicami numero di partecipanti, ruoli, livello iniziale e versione di Copilot disponibile. Trovi un riferimento nel mio programma di formazione aziendale sull’intelligenza artificiale; per una richiesta specifica puoi usare il modulo qui sotto.

Domande frequenti sul corso

Il corso Microsoft Copilot è gratuito?

Sì, Fastweb Digital Academy lo presenta come gratuito e on demand. Gli eventuali abbonamenti software restano distinti dall’accesso alle lezioni.

È adatto a chi parte da zero?

È un’introduzione: lo consiglio a chi vuole conoscere Copilot e iniziare a sperimentare. Per esercitarti, parti da un compito breve con un risultato facile da controllare.

Rilascia una certificazione Microsoft?

La scheda descrive un Open Badge dopo il test e indica un attestato di partecipazione. Non presenta il corso come una certificazione professionale Microsoft.

Posso richiedere un corso Copilot per il mio team?

Sì, puoi contattarmi per valutare un percorso dedicato a obiettivi, competenze e strumenti della tua organizzazione.

Inizia dal mio corso Microsoft Copilot gratuito su Fastweb Digital Academy.

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10 modi per usare l’intelligenza artificiale in Excel

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L’intelligenza artificiale in Excel può aiutarti a scrivere formule, capire un file ereditato, pulire dati, confrontare listini, costruire report e simulare scenari. Puoi usarla direttamente nel foglio di calcolo con Microsoft Copilot, ChatGPT for Excel e Claude for Excel, oppure affidare i file a ChatGPT Work e Claude Cowork per svolgere attività in più passaggi.

La parte interessante comincia quando smetti di chiedere «Fammi una formula» e inizi a spiegare quale problema devi risolvere. Il file Budget_definitivo_v7_QUESTOQUELLOGIUSTO.xlsx, per esempio, merita qualcosa di più di un’altra mano di colore alle celle.

Qui trovi 10 esempi pratici di AI per Excel, pensati per vendite, acquisti, amministrazione, marketing e assistenza clienti. Ogni esempio contiene un’attività, un prompt da adattare e un controllo sul risultato. Sono scenari didattici: i numeri sono fittizi e i prompt non sono test certificati di tutte le versioni dei prodotti.

Verifica delle fonti: 8 settembre 2026. Funzioni disponibili, limiti d’uso e interfacce dipendono da piano, aggiornamenti e impostazioni aziendali.

Quale intelligenza artificiale usare in Excel?

Prima distinguiamo tre modalità di lavoro. Dentro Excel, l’assistente può leggere il contesto del file aperto e, con le funzioni abilitate, modificarlo. In una chat con allegati, gli fornisci una copia del documento. In un ambiente di lavoro come Work o Cowork, gli assegni un risultato e i file sui quali lavorare: il compito può comprendere lettura, trasformazione, creazione di un nuovo Excel e controllo finale.

Strumento Dove lavori Quando lo prenderei in considerazione
Microsoft Copilot in Excel Nel pannello di Excel. Formule, tabelle pivot, grafici e modifiche al file aperto.
ChatGPT for Excel Nel componente aggiuntivo ufficiale di OpenAI. Costruire o aggiornare modelli e seguirne formule e ipotesi.
Claude for Excel Nell’integrazione di Anthropic per Microsoft 365. Capire le celle di un modello e modificare le sue assunzioni.
ChatGPT Work Nel relativo ambiente di lavoro, con i file forniti. Trasformare documenti e dati in un nuovo foglio di calcolo da verificare.
Claude Cowork Nell’ambiente Cowork, sui file e sulle cartelle autorizzati. Consolidamenti, confronti e attività articolate su più documenti.

Queste modalità sono documentate nelle guide di Microsoft su Copilot in Excel, nella presentazione di OpenAI su ChatGPT for Excel, nella pagina di Anthropic su Claude for Microsoft 365 e nelle guide a ChatGPT Work e Claude Cowork. Gli abbinamenti della tabella sono una mia proposta operativa, non una classifica di prestazioni.

Attenzione ai nomi. Usare un modello GPT o Claude attraverso Copilot non equivale a usare il componente aggiuntivo di ChatGPT o quello di Anthropic. Microsoft documenta la possibilità di scegliere modelli GPT e Claude in determinate configurazioni, con requisiti di licenza e abilitazione amministrativa. Applicazione, modello e permessi sono livelli diversi: li chiariscono le FAQ ufficiali di Copilot in Excel.

Come iniziare: prepara il foglio e scegli dove lavorare

Per gli esempi dentro Excel, apri una copia del file e richiama il pannello Copilot oppure il componente aggiuntivo ufficiale ChatGPT o Claude, se abilitato sul tuo account. In Copilot distingui la modalità che consente modifiche dalla sola chat e dalla pianificazione. Se chiedi di creare una colonna mentre sei in una modalità solo conversazionale, verifica che la colonna sia stata effettivamente inserita.

Con Work e Cowork, invece, fornisci i documenti oppure rendi accessibile una cartella attraverso le funzioni disponibili. Indica sempre il nome del file finale. Scrivere il percorso di una cartella nel prompt non concede automaticamente l’accesso a quella cartella. E chiedere una «tabella» non basta a specificare che vuoi un file Excel scaricabile: scrivi .xlsx.

Prima di partire, io preparerei così i dati:

  • Una riga di intestazioni chiare: «Ricavo netto», «Costo prodotto», «Data ordine».
  • Una riga per ciascuna vendita, fattura o richiesta, senza mischiare dettagli e totali.
  • Codici prodotto e identificativi trattati come testo, se devono conservare gli zeri iniziali.
  • Date, valute e significato delle colonne esplicitati.
  • Una copia di lavoro e soltanto i dati necessari al compito, secondo le regole della propria organizzazione.

Per altre risorse sugli strumenti e sul modo di interrogarli, trovi la mia raccolta dedicata al corso di ChatGPT e AI generativa.

1. Scrivere una formula partendo da una richiesta in italiano

Situazione: lavori nelle vendite e vuoi calcolare il margine per ogni ordine. In D hai il ricavo netto, in E il costo del prodotto, entrambi riferiti alla stessa riga e senza IVA. Puoi partire da Copilot o ChatGPT for Excel.

La guida Microsoft all’analisi con Copilot documenta la generazione di colonne con formule e la loro spiegazione. Il punto è descrivere correttamente l’indicatore: margine e ricarico hanno denominatori diversi.

Prompt da provare:

Nel foglio Vendite, la colonna D contiene il ricavo netto dell’ordine e la E il costo del prodotto. I dati iniziano alla riga 2. Crea in F il margine percentuale sul ricavo: (ricavo meno costo) diviso ricavo. Se il ricavo è zero, lascia la cella vuota e segnala la riga in una colonna Controllo. Usa formule compatibili con la mia installazione italiana di Excel e spiegami il calcolo. Non modificare D ed E.

Con quei riferimenti, una formula per F2 è:

=SE(D2=0;"";(D2-E2)/D2)

Formatta F come percentuale. Controllo: con ricavo 100 e costo 75 il margine deve essere 25%. Il ricarico sul costo sarebbe invece circa 33,3%. La formula qui mostrata gestisce il ricavo zero; la colonna di segnalazione va aggiunta separatamente. Funzioni tradotte e separatori devono corrispondere alla configurazione effettiva di Excel.

2. Capire il foglio Excel lasciato da un collega

Situazione: ricevi un file con dieci fogli e una cella finale che sembra conoscere il destino dell’azienda. Tu, però, vorresti sapere da dove arriva quel numero. Userei Claude for Excel, oppure la funzione di spiegazione di Copilot.

Anthropic presenta Claude for Excel anche come strumento per interrogare le celle e lavorare sulle ipotesi di un modello. Questo suggerisce un buon primo incarico: farsi descrivere il file prima di modificarlo.

Analizza il file senza modificarlo. Parti dalla cella F42 del foglio Riepilogo: riporta la formula e le celle che la alimentano. Distingui dati inseriti manualmente, formule, collegamenti ad altri fogli ed eventuali fonti esterne. Crea una spiegazione leggibile da un responsabile commerciale. Per ogni affermazione indica foglio e cella. Se non riesci a seguire un collegamento, dichiaralo.

Risultato da chiedere: una mappa delle dipendenze e un elenco dei punti non verificati. Controllo: apri alcuni riferimenti citati e confrontali con la barra della formula. Una spiegazione plausibile non dimostra che l’assistente abbia letto ogni foglio, collegamento o componente del file.

3. Pulire anagrafiche e dati esportati dal gestionale

Situazione: nella stessa colonna convivono «ACME», «Acme» e «Acme » con uno spazio finale. Poi ci sono importi salvati come testo e date ambigue. Prima di creare un grafico, serve una pulizia.

Microsoft documenta la funzione AI Clean Data di Excel per incoerenze testuali, formati numerici e spazi superflui. È distribuita gradualmente e può non comparire in tutti gli account. Per regole più articolate, esplicita il lavoro nel pannello AI disponibile.

Nel foglio Clienti crea una versione pulita delle colonne Ragione_sociale, Data_ordine e Importo. Mantieni accanto i valori originali. Rimuovi gli spazi superflui e segnala numeri memorizzati come testo. Le date sono italiane, giorno/mese/anno: quelle ambigue vanno in una lista Da_verificare. Non unire aziende con nomi simili e non eliminare righe. Aggiungi una colonna che descriva ogni trasformazione.

Controllo: il numero delle righe deve rimanere uguale e gli identificativi devono conservarsi. Una somiglianza nel nome è un indizio da verificare, non un’autorizzazione a fondere due clienti. Il database ripulito deve conservare la storia di ciò che è cambiato.

4. Confrontare due listini e individuare gli aumenti

Situazione: l’ufficio acquisti ha il listino precedente e quello nuovo. Vuole conoscere gli aumenti, i prodotti introdotti e quelli scomparsi. Puoi lavorare con due fogli nello stesso file oppure fornire i due documenti a Work o Cowork.

Il passaggio decisivo è scegliere la chiave di confronto. «Nome prodotto» può essere troppo vago. Per un esercizio userei codice articolo, confezione e valuta, dopo aver verificato che questi campi siano presenti.

Confronta Listino_precedente.xlsx e Listino_nuovo.xlsx. Usa come chiave Codice_articolo, Confezione e Valuta. Mantieni i codici come testo. Prima segnala chiavi duplicate o mancanti. Crea Confronto_listini.xlsx con prezzo precedente, prezzo nuovo, differenza assoluta e variazione percentuale calcolata sul prezzo precedente. Se il prezzo precedente è zero, segnala Non_calcolabile. Crea fogli separati per prodotti nuovi, eliminati e casi dubbi. Non confrontare confezioni o valute diverse.

Controllo: un prezzo da 80 a 88 corrisponde a un aumento del 10%. Verifica poi a campione confezioni, unità di misura e condizioni commerciali. Un prezzo unitario non è automaticamente confrontabile con quello di una scatola da dieci pezzi.

5. Trasformare preventivi PDF in una tabella Excel

Situazione: devi confrontare tre offerte per una fornitura di prodotti o servizi office. Una contiene il trasporto, un’altra lo indica a parte, la terza lascia una voce poco chiara. ChatGPT Work è descritto da OpenAI anche per creare fogli di confronto a partire da documenti; Cowork permette a sua volta di lavorare su PDF e fogli di calcolo.

Leggi i tre preventivi allegati e crea Offerte_confrontate.xlsx. Prevedi una riga per voce con fornitore, descrizione, quantità, unità di misura, prezzo unitario, sconto, totale, IVA indicata, trasporto e tempi di consegna. Aggiungi nome del file e pagina di origine per ogni informazione estratta. Se una voce manca, scrivi Non_indicato: non sostituirla con zero. Mantieni separati i costi una tantum e quelli ricorrenti. Prepara un riepilogo dei soli importi confrontabili.

Controllo: verifica ogni totale sulla fonte, soprattutto se il PDF è una scansione. «Non indicato» e «incluso» non sono sinonimi. Il file utile è quello che ti aiuta a capire cosa chiedere al fornitore, non quello che incorona un vincitore riempiendo i buchi con fantasia.

6. Creare una tabella pivot e un report delle vendite

Situazione: hai tutte le righe d’ordine e vuoi un riepilogo mensile per area commerciale. Dentro Excel, Copilot può creare grafici e tabelle pivot, come spiega la documentazione Microsoft sulla visualizzazione dei dati.

Dalla tabella Ordini crea nel foglio Report una tabella pivot nativa di Excel. Metti i mesi nelle righe, le aree commerciali nelle colonne e la somma del Ricavo_netto nei valori. Includi solo lo stato Completato. Crea un grafico a colonne collegato al riepilogo. Aggiungi titolo, valuta e periodo analizzato. Controlla che il totale della pivot coincida con la somma delle righe incluse e riportami il risultato del controllo.

Controllo: verifica che si tratti di una vera pivot modificabile e che la fonte contenga le righe previste. Controlla anche i filtri. Se nell’esportazione ci sono righe «Totale» insieme agli ordini, il rischio è sommare due volte gli stessi importi.

7. Trovare valori da controllare, senza inventare spiegazioni

Situazione: vuoi individuare ordini con sconti insoliti o margini negativi. L’AI può aiutarti a organizzare la verifica. Per cominciare preferirei regole esplicite a un generico «Trova tutto quello che non va».

Nel foglio Ordini controlla queste regole: sconto superiore al 30%, margine percentuale inferiore a zero, quantità uguale a zero con ricavo diverso da zero. Crea una colonna Esito_controllo e un foglio Anomalie con le sole righe segnalate, mantenendo l’ID ordine originale. Indica la regola attivata per ogni riga. Non correggere i dati e non attribuire cause. Chiama questi casi Valori_da_verificare.

Controllo: prova le soglie su esempi noti. Uno sconto del 30% esatto non supera il 30%. Un margine negativo potrebbe dipendere da un reso, da una promozione oppure da un errore nei dati. Per scegliere tra queste ipotesi servono informazioni ulteriori.

Questa attività è adatta al controllo operativo. Non trasforma un assistente in un revisore e non rende ogni riga evidenziata la prova di un problema.

8. Classificare commenti, ticket e risposte ai questionari

Situazione: hai una colonna con i commenti dei clienti e vuoi capire quali temi ricorrono. Nella sua guida agli insight testuali, Microsoft descrive sintesi e analisi di temi e sentiment con risultati inseribili nel file.

Per un primo utilizzo, preferisco categorie concrete a un voto emotivo che sembri più preciso di quanto sia.

Leggi la colonna Commento_cliente mantenendo invariato il testo. Aggiungi Categoria con queste opzioni: Consegna, Prodotto, Fatturazione, Assistenza, Misto, Da_verificare. Usa Misto se sono presenti più temi e Da_verificare se il significato non è chiaro. Aggiungi una breve motivazione basata sulle parole del commento. Non dedurre caratteristiche personali del cliente. Crea poi un riepilogo dei conteggi per categoria.

Controllo: confronta la classificazione con un campione letto da una persona. Includi commenti brevi, ironici e ambigui. «Complimenti per la velocità, è arrivato dopo tre settimane» è un buon promemoria: il testo positivo in superficie può raccontare tutt’altro.

9. Costruire scenari di budget con formule modificabili

Situazione: vuoi simulare cosa succede al risultato operativo se diminuiscono i volumi o aumentano i costi. ChatGPT for Excel viene presentato da OpenAI anche per costruire modelli e svolgere analisi di scenario. Puoi impostare un esercizio simile con Claude for Excel.

Crea un modello didattico con tre fogli: Ipotesi, Calcoli, Scenari. Usa questi dati fittizi: 1.000 unità vendute, prezzo unitario 100 euro, costo variabile unitario 60 euro, costi fissi 20.000 euro. Collega tutti i calcoli alle celle delle ipotesi con formule Excel. Confronta lo scenario base, uno con volumi ridotti del 10% e uno con costo variabile unitario aumentato dell’8%, lasciando invariato il resto. Mostra ricavi, costi variabili e risultato operativo semplificato. Non presentare gli scenari come previsioni.

Controllo: in questo modello semplificato il risultato base è 20.000 euro; con volumi ridotti diventa 16.000 euro; con il solo aumento del costo variabile unitario diventa 15.200 euro. Sono calcoli su ipotesi inventate per l’esercizio, non una valutazione aziendale.

Cambia poi una cella del foglio Ipotesi. Se i risultati non si aggiornano, potresti avere ottenuto numeri scritti a mano al posto di un modello collegato. Un file ben impaginato può nascondere questo difetto molto bene.

10. Delegare a Work o Cowork il consolidamento di più file

Situazione: ogni mese arrivano esportazioni da sedi o commerciali diversi. Vuoi un file unico, un report e una traccia dei controlli. È il tipo di compito per cui prenderei in considerazione un ambiente come ChatGPT Work o Claude Cowork.

La guida OpenAI spiega come creare, rivedere e scaricare fogli di calcolo in ChatGPT. Anthropic descrive su Claude Cowork anche attività di riconciliazione su esportazioni e budget. Sono punti di partenza per progettare il proprio flusso, con fonti accessibili e verifiche definite.

Lavora esclusivamente sui file Excel della cartella che ti ho reso accessibile per questo incarico. Crea Consolidato_mese.xlsx senza sovrascrivere gli originali. Prima elenca i file, i fogli e le colonne disponibili; segnala strutture incompatibili. Poi unisci le righe compatibili aggiungendo File_origine e Foglio_origine. Non eliminare duplicati senza una regola concordata. Crea i fogli Dati, Riepilogo, Controlli e Registro_operazioni. Verifica conteggi e totali per ciascuna fonte. Se un file non è leggibile, indicalo esplicitamente e non considerare il lavoro completo.

Controllo: riconcilia il numero delle righe in ingresso con quelle incluse e quelle escluse. Verifica i totali per singola fonte prima del totale generale. Se il lavoro si ripete, conserva le istruzioni approvate come procedura riutilizzabile; un’eventuale esecuzione programmata va configurata a parte, con accessi e disponibilità dei file verificati.

Il criterio di riuscita è concreto: il nuovo file si apre, contiene quello che hai chiesto e rende visibili le eccezioni. «Ho analizzato tutto» scritto in chat non sostituisce questi controlli.

Un prompt di base per lavorare meglio con Excel e l’AI

Nei dieci esempi ricorrono gli stessi ingredienti: obiettivo, dati, regole, formato di consegna e verifica. Puoi riutilizzare questa traccia, sostituendo le parti tra parentesi quadre.

Devo ottenere [risultato operativo] per [destinatario]. Lavora su [file, fogli e colonne]. Il significato dei dati è [definizioni, valute, date e unità di misura]. Applica [regole di calcolo, filtri e chiavi di confronto]. Consegna [file .xlsx, fogli previsti, formule e grafici richiesti]. Mantieni gli originali, segnala dati mancanti e casi ambigui. Verifica [conteggi, totali e casi campione]. Se una funzione o una fonte non è accessibile, dichiaralo prima di presentare il lavoro come concluso.

Il vantaggio di una richiesta così non è letterario. Stai definendo un incarico controllabile. «Analizza questo Excel» lascia aperte quasi tutte le decisioni che contano.

Domande frequenti sull’intelligenza artificiale in Excel

Posso usare ChatGPT direttamente dentro Excel?

Sì. Esiste il componente aggiuntivo ufficiale ChatGPT for Excel. La pagina di OpenAI, aggiornata il 5 maggio 2026, ne annuncia la disponibilità generale su tutti i piani. Questo non implica uso illimitato: controlla le condizioni del tuo account e le eventuali restrizioni aziendali. Usare il componente aggiuntivo è diverso dal caricare una copia del file in chat.

Copilot in Excel funziona gratuitamente?

Non dedurlo dalla disponibilità gratuita della chat Copilot. Le FAQ Microsoft elencano diversi abbonamenti idonei e distinguono le configurazioni di accesso. Per capire cosa puoi fare nel tuo Excel, verifica licenza, versione dell’app e impostazioni della tua organizzazione.

Claude for Excel e Claude Cowork sono la stessa cosa?

No. Claude for Excel opera attraverso l’integrazione con il foglio di calcolo; Claude Cowork è un ambiente per incarichi più articolati sui file e sugli strumenti autorizzati. Puoi scegliere in base al contesto: una modifica a un modello aperto oppure un lavoro che attraversa più documenti.

Work e Cowork mantengono sempre macro e funzioni avanzate?

Non darlo per scontato. Prima di affidare un file complesso a un nuovo flusso, verifica quali componenti vengono letti e conservati: macro, collegamenti esterni, protezioni, query e modelli dati richiedono controlli specifici. Per il primo esercizio userei una copia semplice, senza dipendenze critiche.

Come verifico che l’AI abbia lavorato correttamente?

Apri il risultato in Excel, controlla le formule, confronta conteggi e totali con gli originali e prova alcuni casi conosciuti. Fai attenzione anche alle celle vuote, agli zeri e ai dati esclusi. Una spiegazione convincente e un grafico elegante non sono una verifica.

Il foglio resta tuo, anche quando lo modifica l’AI

Io comincerei con un’attività piccola: una formula, un confronto tra listini, una pivot. Poi allargherei il perimetro quando riesco a valutare il risultato senza affidarmi alla sicurezza con cui viene raccontato.

L’AI può alleggerire il lavoro meccanico e aiutarti a fare domande migliori ai dati. La competenza decisiva resta capire che cosa stai misurando. Perché un foglio sbagliato, con una bella dashboard, rimane un foglio sbagliato. Solo più presentabile in riunione.

Fonti e criterio di verifica

Ho consultato la documentazione ufficiale di Microsoft, OpenAI e Anthropic, collegata nei passaggi pertinenti: funzioni e FAQ di Copilot in Excel, pulizia e visualizzazione dei dati, ChatGPT for Excel, ChatGPT Work, Claude for Microsoft 365 e Claude Cowork. Gli esempi e i prompt sono proposte didattiche originali; non rappresentano risultati di test comparativi né promesse di funzionamento identico su ogni account.

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Corso su Copilot: le domande che mi arrivano nell’incontro Q&A

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Durante un corso su Microsoft Copilot arriva sempre quel momento bellissimo, e un po’ pericoloso, in cui finisce la teoria e iniziano le domande vere. Non “che cos’è l’intelligenza artificiale generativa?”, non “scrivimi una mail simpatica”, non “fammi una tabella”. Quelle sono le prove da palestra. Le domande interessanti arrivano quando una persona prova Copilot sul proprio lavoro: documenti aziendali, cartelle OneDrive, file Excel, PDF scansionati, riunioni, policy, sicurezza, Word che si comporta in modo strano.

In un incontro Q&A del 6 luglio 2026, dopo una formazione su Copilot da 3 giornate in un’azienda pubblica, sono emersi dubbi molto concreti. Li riordino qui sotto in forma di guida pratica: domande, risposte e qualche consiglio operativo per usare Copilot senza trattarlo come una bacchetta magica. Anche perché le bacchette magiche, di solito, non hanno il reparto IT alle spalle.

Quali sono le domande più frequenti in un corso su Copilot?

Le domande più frequenti in un corso su Copilot riguardano sicurezza dei dati, qualità delle fonti, indicizzazione dei file in OneDrive, affidabilità delle risposte, gestione di Excel e tabelle, uso di Copilot in Word, memoria della chat e differenze con strumenti come Gemini o Gemini Notebook (ex NotebookLM). Il punto pratico è questo: Copilot funziona meglio quando gli si danno obiettivi chiari, file leggibili, contesto sufficiente e una richiesta che obbliga a mostrare fonti, passaggi e limiti del risultato.

Corso Microsoft Copilot per aziende e professionisti

Prima regola: Copilot non guida, co-pilota

Il nome Copilot dice già molto. Non è “autopilot”. Non è il pilota automatico che prende il controllo mentre noi guardiamo fuori dal finestrino. È un assistente che lavora bene se la persona che lo usa sa impostare rotta, vincoli, fonti e controlli.

Nel corso ho insistito su un principio semplice: garbage in, garbage out. Se la richiesta è vaga, il risultato sarà vago. Se le fonti sono disordinate, Copilot può perdersi. Se il documento è una scansione illeggibile, non possiamo pretendere miracoli. Se chiediamo un’analisi numerica senza verificare i calcoli, stiamo solo delegando con eleganza un possibile errore.

Per questo uso spesso il metodo GOL:

  • Guida: quale ruolo deve assumere Copilot? Revisore, consulente legale, analista, comunicatore, formatore?
  • Obiettivo: che cosa deve produrre davvero?
  • Layout: in che formato deve rispondere? Tabella, elenco, sintesi, mail, verbale, piano operativo?

Creare prompt perfetti per ChatGPT: il metodo G.O.L.

Detto questo, veniamo alle domande.

Copilot legge subito i file caricati in OneDrive?

Non sempre. Una delle domande più frequenti riguarda l’indicizzazione: “Ho caricato una cartella piena di documenti su OneDrive, perché Copilot non li trova tutti?”.

La risposta pratica è: serve tempo. Quando carichiamo molti file, soprattutto cartelle grandi, Microsoft 365 deve sincronizzarli e indicizzarli. In alcuni casi bastano minuti, in altri servono ore; con archivi pesanti o complessi può volerci anche di più. Se Copilot risponde in modo parziale, non è detto che stia “ignorando” i file: magari alcuni non sono ancora entrati bene nel suo campo visivo.

Che cosa fare?

  • verificare che la sincronizzazione OneDrive sia conclusa;
  • aspettare qualche ora prima di interrogare archivi appena caricati;
  • dividere cartelle enormi in sottoinsiemi tematici;
  • preferire file testuali, Word, Excel o PDF ben riconosciuti;
  • evitare scansioni senza OCR quando serve un’analisi precisa.

In pratica: prima di accusare Copilot di pigrizia, controlliamo se gli abbiamo dato materiale davvero leggibile.

Che formato devo usare per far leggere meglio i documenti a Copilot?

Copilot lavora meglio quando i documenti sono strutturati. Un file Word pulito, un Excel nativo o un testo ben organizzato sono più facili da interpretare rispetto a PDF scansionati, immagini, tabelle fotografate o documenti pieni di layout complicati.

Durante il Q&A è emersa anche l’idea di convertire alcuni documenti in formati più leggibili, per esempio testo o Markdown, quando il caso d’uso lo consente. Non è una regola assoluta, ma può aiutare nei progetti in cui bisogna far analizzare molte fonti.

La mini-checklist è questa:

  1. se il documento è una scansione, fare OCR prima;
  2. se contiene tabelle, valutare se esiste il file Excel originale;
  3. se è molto lungo, aggiungere titoli e sezioni chiare;
  4. se contiene allegati o immagini, separare le parti importanti;
  5. se l’output è critico, chiedere sempre riferimenti alle fonti.

Copilot può inventare risposte anche se lavora sui miei documenti?

Sì. Questa è la domanda che non piace a chi vorrebbe la risposta rassicurante, ma è meglio dirla chiaramente: Copilot può sbagliare anche quando lavora su documenti aziendali.

Nel Q&A sono stati citati casi di affermazioni non presenti nei file, per esempio scostamenti di bilancio o conclusioni numeriche non verificabili. Le cause possono essere diverse: tabelle lette male, scansioni imperfette, periodi confrontati in modo errato, richiesta ambigua, oppure la tendenza del modello a completare una risposta plausibile.

Il rimedio non è smettere di usarlo. Il rimedio è usarlo con metodo:

  • chiedere “indica da quale file e da quale sezione hai tratto questa risposta”;
  • far mostrare i passaggi prima della conclusione;
  • chiedere di separare fatti, inferenze e ipotesi;
  • usare file Excel nativi per i numeri;
  • controllare manualmente le risposte importanti.

Un prompt utile può essere:

Analizza questi documenti, ma prima di trarre conclusioni mostra i passaggi.
Per ogni affermazione indica la fonte.
Se un dato non è presente o non è chiaro, scrivi "non verificabile"
e non completare la risposta per supposizione.

Come devo usare Copilot con Excel e dati numerici?

Con Excel bisogna alzare il livello di attenzione. Copilot può essere molto utile per riassumere, trovare pattern, proporre formule, spiegare tabelle e trasformare dati in una prima lettura. Ma quando ci sono importi, bilanci, scostamenti, percentuali o decisioni economiche, serve verifica.

La regola pratica è: non chiedere solo il risultato, chiedi il procedimento.

Meglio una richiesta così:

Analizza questo file Excel.
Prima mostra i calcoli usati.
Poi indica eventuali anomalie.
Infine riassumi le conclusioni in una tabella con:
- dato analizzato
- calcolo effettuato
- risultato
- livello di confidenza
- controllo manuale consigliato.

In questo modo Copilot non viene trattato come un oracolo, ma come un assistente che deve lasciare tracce. E le tracce sono fondamentali, soprattutto quando l’errore costa.

In Word posso far modificare solo una parte del documento?

Sì, ed è una delle funzioni più utili. Molti temono che Copilot, dentro Word, riscriva tutto il documento anche quando si vuole cambiare solo un paragrafo. Il trucco è lavorare in modo mirato: selezionare la parte interessata e chiedere una modifica precisa.

Per esempio:

Riscrivi solo il paragrafo selezionato.
Mantieni tono professionale, lunghezza simile e tutti i dati presenti.
Non modificare il resto del documento.

Oppure:

Trasforma questa sezione in un elenco puntato operativo.
Non aggiungere informazioni nuove.
Conserva date, nomi e importi.

Il punto è delimitare il campo. Copilot tende a essere utile; se non gli diciamo dove fermarsi, a volte diventa utile anche dove non lo avevamo invitato.

In Copilot (non in Word), esiste anche questa opzione:

Perché Copilot in Word a volte perde il contesto?

Altra domanda concreta: “Ieri stavo lavorando su un documento con Copilot, oggi riapro Word e sembra che non ricordi più bene il contesto. È normale?”.

Può succedere. La cronologia della chat e il contesto del documento non sempre restano agganciati nel modo che l’utente si aspetta. In alcuni casi è un limite dell’esperienza d’uso, in altri un comportamento legato alla sessione, alla licenza, alla configurazione del tenant o a piccoli bug di sincronizzazione.

La soluzione più pratica è non affidare tutto alla memoria implicita della chat. Meglio salvare nel documento una breve sintesi di lavoro, oppure ripartire con un prompt di contesto:

Sto lavorando su questo documento.
Obiettivo: renderlo più chiaro per un pubblico non tecnico.
Mantieni struttura, dati e tono istituzionale.
Prima riassumi che cosa contiene il documento, poi proponi le modifiche.

Se il problema si ripete in azienda, conviene segnalarlo all’IT: non per drammatizzare, ma per capire se c’è un tema di configurazione, aggiornamento o bug.

Copilot conserva quello che scrivo? Posso cancellare la memoria?

Qui bisogna distinguere tra memoria della conversazione, cronologia visibile, dati aziendali e policy Microsoft 365. Secondo la documentazione Microsoft su privacy e sicurezza di Microsoft 365 Copilot, prompt, risposte e dati accessibili tramite Microsoft Graph non vengono usati per addestrare i modelli fondativi. Microsoft spiega anche che Copilot rispetta gli impegni di sicurezza, privacy, compliance e data residency previsti per i clienti Microsoft 365 commerciali.

Questo non significa però che si possa scrivere qualunque cosa in qualunque strumento. In azienda valgono sempre policy interne, licenze, ruoli, permessi e classificazione dei dati.

Se vuoi rimuovere informazioni da una conversazione, i passaggi pratici sono:

  • cancellare la chat dallo storico, quando disponibile;
  • verificare le impostazioni personali di Copilot;
  • controllare eventuali personalizzazioni o memorie abilitate;
  • ricordare che file, mail e documenti restano nelle loro posizioni originali;
  • chiedere all’IT come vengono gestiti log, retention e compliance nel tenant aziendale.

Per approfondire la parte ufficiale, rimando alla pagina Microsoft su data, privacy and security for Microsoft 365 Copilot.

Posso usare Gemini, Gemini Notebook o altri strumenti con documenti aziendali?

Domanda inevitabile: “Se Gemini o Gemini Notebook mi sembrano più bravi su alcune analisi, posso usarli al posto di Copilot?”.

La risposta formativa è semplice: dipende dai dati e dalla licenza. Se parliamo di documenti aziendali, informazioni riservate, clienti, bilanci, contratti, dati personali o materiale interno, non basta che uno strumento sia comodo. Serve una valutazione aziendale: contratto, trattamento dei dati, data residency, sicurezza, amministrazione, log, permessi, eventuale uso dei dati per migliorare i modelli.

In molti contesti aziendali la policy è chiara: per dati aziendali si usa Copilot con licenza business, mentre strumenti esterni richiedono approvazione e licenze dedicate. Non è burocrazia fine a se stessa: è il modo per evitare che un documento riservato finisca nel posto sbagliato per una prova fatta “solo cinque minuti”.

Quando conviene usare Copilot Notebooks o un sistema RAG?

Quando le fonti diventano tante, Copilot usato come semplice chat può non bastare. In questi casi ha senso ragionare per notebook tematici, raccolte di fonti o sistemi RAG, cioè sistemi che recuperano informazioni da documenti specifici e le usano per generare risposte più ancorate alle fonti.

Il principio è lo stesso di una buona scrivania: se metto tutti i fogli in un mucchio, poi mi lamento perché non trovo nulla. Meglio creare raccolte per tema:

  • contratti;
  • procedure interne;
  • normativa;
  • documentazione tecnica;
  • verbali di riunione;
  • materiali commerciali.

Quando uno spazio ha limiti di fonti, si possono accorpare documenti minori, creare sintesi riepilogative o dividere il lavoro in notebook separati. L’obiettivo non è caricare “tutto”, ma caricare ciò che serve per rispondere bene.

Buona notizia degli ultimi giorni: Microsoft ha copiato Gemini Notebook:

Qual è il prompt migliore per iniziare una richiesta a Copilot?

Non esiste il prompt perfetto, ma esiste un prompt meno pigro. Questo, per esempio, funziona bene in molti contesti aziendali:

Agisci come [ruolo].
Devi aiutarmi a [obiettivo].
Usa solo le informazioni presenti in [fonti/documenti].
Se qualcosa non è presente, dichiaralo.
Procedi in questi passaggi:
1. riassumi le fonti rilevanti;
2. indica i dati certi;
3. separa dubbi e ipotesi;
4. proponi una risposta operativa.
Formato finale: [tabella / elenco / email / piano / sintesi].
Tono: [professionale / semplice / tecnico / divulgativo].

La differenza tra questo e “fammi un riassunto” è enorme. Nel primo caso stiamo dando un compito. Nel secondo stiamo lanciando una monetina digitale.

I rischi da evitare in azienda

Se dovessi riassumere i rischi emersi nel Q&A, direi questi:

  • fidarsi senza verificare: soprattutto su numeri, contratti, dati sensibili e conclusioni operative;
  • caricare file illeggibili: scansioni, PDF sporchi, tabelle fotografate, documenti senza struttura;
  • confondere Copilot con un motore di verità: è un assistente probabilistico, non un revisore certificato;
  • usare strumenti esterni senza policy: comodo non significa autorizzato;
  • dimenticare i permessi Microsoft 365: Copilot vede ciò che l’utente può vedere, quindi la governance dei file resta centrale;
  • scrivere prompt troppo generici: più il compito è delicato, più la richiesta deve essere precisa.

FAQ

Copilot può usare i miei dati aziendali per addestrare i modelli?

Secondo la documentazione Microsoft per Microsoft 365 Copilot, prompt, risposte e dati accessibili tramite Microsoft Graph non vengono usati per addestrare i modelli fondativi. In azienda bisogna comunque seguire policy interne, licenze e regole di compliance.

Perché Copilot non trova subito i file caricati in OneDrive?

Perché i file devono essere sincronizzati e indicizzati. Con cartelle grandi o documenti complessi può servire tempo. Conviene verificare la sincronizzazione, attendere e organizzare le fonti in modo più pulito.

Copilot è affidabile con tabelle e numeri?

È utile, ma va verificato. Per analisi numeriche e tabelle è meglio usare file Excel nativi, chiedere a Copilot di mostrare i calcoli e controllare manualmente i risultati importanti.

Come faccio a non far riscrivere tutto il documento in Word?

Seleziona solo la parte da modificare e scrivi una richiesta esplicita: “Riscrivi solo il testo selezionato, non modificare il resto del documento”. Meglio delimitare sempre il campo di intervento.

Posso usare Gemini Notebook o Gemini con documenti aziendali?

Solo se la tua azienda lo consente e se esistono licenze, contratti e garanzie adeguate. Per dati riservati non basta scegliere lo strumento più comodo: serve una valutazione su privacy, sicurezza e trattamento dei dati.

Qual è il modo migliore per fare prompt con Copilot?

Usa richieste strutturate: ruolo, obiettivo, fonti, vincoli, passaggi e formato finale. Chiedi sempre di distinguere dati certi, ipotesi e informazioni non verificabili.

Scrivimi per organizzare un evento o un corso sull’intelligenza artificiale generativa o su Microsoft Copilot in particolare

Mandami un WhatsApp al 339.6325418 per organizzare un corso o una conferenza sull’A.I. generativa.

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