Le attività programmate in ChatGPT: guida completa con 10 esempi

ChatGPT non serve più soltanto a rispondere alle domande che gli fai in questo momento. Puoi anche affidargli attività programmate: promemoria, briefing periodici, esercizi ricorrenti e controlli da eseguire in una data futura. In pratica, puoi scrivere: «Ogni lunedì mattina ricordami di preparare il piano editoriale» oppure «Ogni sera proponimi cinque minuti di conversazione in inglese». Io, per esempio, ho chiesto che ogni sabato mi analizzi tutte le uscite discografiche della settimana per segnalarmi solo i dischi che potrebbero piacermi:

Insomma, ChatGPT memorizza l’attività e la esegue nel momento stabilito, se la funzione è disponibile sul tuo account. La parte più interessante è il centro di controllo delle attività, dal quale puoi vedere ciò che hai programmato, modificare le istruzioni, sospendere le attività che non ti servono più o cancellarle.

La novità è stata raccontata anche da Punto Informatico. Vediamo come funziona e, soprattutto, che cosa possiamo farcene nella vita reale.

Che cosa sono le attività programmate in ChatGPT?

Le attività programmate permettono di chiedere a ChatGPT di fare qualcosa in futuro o con una frequenza ricorrente.

Esistono due situazioni principali:

• Attività singola: viene eseguita una sola volta, in una data e a un’ora precise.
• Attività ricorrente: viene ripetuta ogni giorno, settimana, mese o secondo la frequenza indicata.

Non serve imparare un linguaggio particolare. L’attività può essere descritta come una normale richiesta in linguaggio naturale.

Ricordami venerdì alle 15 di inviare il preventivo al cliente.

Oppure:

Ogni lunedì alle 8 prepara una checklist con le priorità della settimana e ricordami di controllare scadenze, appuntamenti e attività commerciali.

Quando arriva il momento previsto, ChatGPT può eseguire l’istruzione e inviare una notifica, secondo le impostazioni e le funzioni disponibili sull’account e sul dispositivo.

Il centro di controllo delle attività

Quando le attività diventano più di due o tre, affidarsi alla memoria sarebbe piuttosto ironico. Per questo serve uno spazio dal quale amministrarle.

Il centro di controllo permette generalmente di:

• vedere le attività attive;
• controllare la prossima esecuzione;
• modificare testo, data, ora o frequenza;
• mettere in pausa un’attività;
• riattivare un’attività sospesa;
• eliminare quelle che non servono più.

Nomi, posizione dei comandi e disponibilità possono cambiare in base alla versione di ChatGPT, al piano utilizzato e alla progressiva distribuzione della funzione. Il principio, però, resta lo stesso: le automazioni non rimangono disperse nelle conversazioni, ma possono essere controllate da uno spazio dedicato.

Come creare un’attività programmata

Il metodo più semplice consiste nel dire a ChatGPT tre cose:

1. che cosa deve fare;
2. quando deve farlo;
3. con quale frequenza deve ripeterlo.

Un prompt efficace potrebbe essere:

Ogni martedì e giovedì alle 8 proponimi un esercizio di inglese professionale della durata di dieci minuti. Alterna vocabolario, comprensione e simulazione di conversazioni. Non ripetere lo stesso esercizio nell’arco di un mese.

È molto più utile di un generico «Aiutami con l’inglese». L’istruzione contiene obiettivo, calendario, durata, formato e un criterio per evitare la ripetizione.

Se vuoi capire come valutare richieste di questo tipo, leggi anche come si misura l’efficacia di un prompt.

Da ricordare che le attività programmate contemporanee possono essere solo cinque:

10 esempi concreti di attività programmate in ChatGPT

1. Preparare il piano della settimana

Ogni lunedì alle 8 chiedimi quali sono gli appuntamenti e le scadenze della settimana. Poi aiutami a scegliere le tre priorità principali e a trasformarle in attività concrete.

2. Fare una revisione serale

Ogni giorno lavorativo alle 18 chiedimi quali attività ho completato, quali sono rimaste aperte e quale sarà la prima cosa da fare domani mattina. Riassumi tutto in cinque righe.

3. Allenarsi con una lingua straniera

Ogni mattina alle 8 proponimi cinque parole inglesi legate al mondo del lavoro. Per ciascuna inserisci traduzione, pronuncia semplificata e una frase di esempio.

4. Ricordare le scadenze amministrative

Il giorno 25 di ogni mese ricordami di raccogliere fatture, ricevute e documenti da inviare al commercialista. Presenta una checklist da spuntare.

5. Generare idee per i social

Ogni venerdì alle 10 proponimi cinque idee per post LinkedIn sul tema dell’intelligenza artificiale applicata al lavoro. Per ogni idea suggerisci un titolo e un esempio concreto.

6. Curare le relazioni professionali

Ogni due settimane ricordami di ricontattare tre persone della mia rete professionale. Suggeriscimi un motivo autentico per scrivere, evitando messaggi commerciali generici.

7. Prepararsi a una riunione ricorrente

Ogni lunedì alle 14 ricordami di preparare la riunione del team. Fammi queste domande: risultati ottenuti, ostacoli, decisioni necessarie, priorità e responsabilità.

8. Studiare un argomento gradualmente

Ogni sera alle 19 proponimi una lezione di dieci minuti sulla cybersecurity per non specialisti. Parti dalle basi e aumenta gradualmente la difficoltà. Concludi con tre domande di verifica.

9. Controllare un’abitudine

Ogni venerdì alle 17 chiedimi quante ore ho dedicato al lavoro profondo durante la settimana. Aiutami a individuare un ostacolo e una modifica concreta da sperimentare la settimana successiva.

10. Ricevere un briefing periodico

Ogni primo giorno lavorativo del mese ricordami di fare il punto sui progetti attivi. Chiedimi stato, prossima scadenza, responsabile, rischio principale e decisione necessaria.

Promemoria o vera automazione?

È importante non confondere un’attività programmata con un sistema capace di agire liberamente su qualunque applicazione.

ChatGPT può ricordarti un’attività, generare un contenuto o avviare un’interazione prevista. Questo non significa necessariamente che possa inviare autonomamente una fattura, modificare il tuo calendario, acquistare un prodotto o pubblicare sui social.

Le azioni disponibili dipendono dagli strumenti collegati, dalle autorizzazioni concesse e dalle funzioni presenti nella versione utilizzata.

Conviene quindi distinguere tra:

• promemoria: ti avvisa che devi fare qualcosa;
• contenuto programmato: prepara periodicamente un testo, una checklist o un esercizio;
• azione esterna: modifica dati o interagisce con un altro servizio e richiede collegamenti e autorizzazioni specifiche.

Come scrivere attività che funzionano davvero

Una buona attività programmata dovrebbe essere abbastanza precisa da non costringerti a riscriverla dopo tre giorni.

Specifica sempre:

• il risultato che vuoi ottenere;
• la data, l’ora e il fuso orario, quando rilevante;
• la frequenza;
• il formato della risposta;
• la lunghezza desiderata;
• le informazioni da chiederti prima di rispondere;
• i criteri per evitare contenuti ripetitivi.

Per esempio, invece di:

Ricordami di scrivere un post.

meglio usare:

Ogni giovedì alle 9 proponimi tre idee per un post LinkedIn rivolto a imprenditori e professionisti. Ogni idea deve partire da un problema concreto e contenere un esempio. Non riproporre temi usati nelle quattro settimane precedenti.

Il rischio: creare troppo rumore

Programmare attività è facile. Programmare troppe attività è ancora più facile.

Se ogni mattina ricevi un briefing, tre esercizi, quattro promemoria motivazionali e un invito a bere acqua, dopo pochi giorni inizierai a ignorare tutto. Avrai creato una versione digitale di quella persona che ti scrive «solo un gentile promemoria» ogni quarantacinque minuti.

Il centro di controllo serve anche a questo: verificare periodicamente quali attività generano valore e quali sono diventate semplice rumore.

Una volta al mese puoi chiederti:

• questa attività mi ha fatto compiere un’azione?
• la frequenza è corretta?
• il contenuto prodotto è ancora utile?
• posso unire due attività simili?
• devo sospenderla o eliminarla?

Privacy e informazioni sensibili

Non inserire nelle attività programmate password, dati sanitari, informazioni riservate sui clienti o altri contenuti sensibili non necessari.

Prima di collegare ChatGPT ad applicazioni o archivi esterni, controlla quali informazioni saranno accessibili e quali azioni potranno essere eseguite. In ambito professionale devono essere rispettate anche le regole aziendali e gli obblighi relativi alla protezione dei dati.

Domande frequenti

ChatGPT può eseguire un’attività quando non sto usando l’app?

Le attività programmate sono pensate per essere eseguite nel momento stabilito e possono generare notifiche. Il comportamento preciso dipende dalla funzione disponibile, dalle impostazioni dell’account e dalle notifiche abilitate sul dispositivo.

Posso modificare un’attività già creata?

Sì, quando la funzione è disponibile puoi normalmente modificare istruzioni, orario e frequenza oppure sospendere ed eliminare l’attività dal relativo spazio di gestione.

Posso creare attività ricorrenti?

Sì. Puoi indicare frequenze come ogni giorno, ogni settimana, in determinati giorni o una volta al mese.

Le attività programmate sono disponibili per tutti?

La disponibilità può dipendere dal piano, dall’applicazione utilizzata e dalla distribuzione progressiva delle funzioni. Se non trovi i relativi comandi, controlla gli aggiornamenti e la documentazione ufficiale di ChatGPT.

ChatGPT può sbagliare l’esecuzione?

Sì. Un’istruzione ambigua può produrre un risultato poco utile e una notifica può non essere vista. Le attività importanti devono continuare a essere gestite anche con calendari, gestionali e procedure affidabili.

 

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