Checklist: perché e come farle

Per checklist si intende un elenco delle voci corrispondenti ai controlli da eseguire nelle varie fasi di operazioni complesse. Le uso da anni ormai, senza averne particolare coscienza (e non solo sul lavoro), ma dopo aver letto il libro “Checklist. Come fare andare meglio le cose” di Atul Gawande, medico statunitense, sono diventate un’ossessione.

La checklist di David Lee Roth

Gawande, nel suo libro, racconta diversi aneddoti. Mi ha particolarmente colpito ritrovare la storia dei Van Halen e delle M&M’s marroni. La storia, che avevo già sentito e letto più volte, è questa. I Van Halen sottopongono agli organizzatori dei concerti un contratto di centinaia di pagine, con decine di clausole. Tra queste il mitico articolo 126 recita:

L’intero show verrà immediatamente cancellato e la band riceverà il pieno compenso se nell’area di backstage saranno presenti M&M’s marroni.

Spesso si racconta questa storia per confermare il fatto che le rockstar siano capricciose, eccessive, ridicole. Gawande spiega invece che la clausola delle caramelline marroni era una sorta di trucco per vedere se la checklist delle cose da fare – molte delle quali potevano salvare delle vite – era stata letta davvero e completata tutta.

La fallibilità umana

Negli anni Settanta i filosofi Gorovitz e MacIntyre pubblicarono un breve saggio sulla natura della fallibilità umana. La domanda a cui cercavano di rispondere era semplice: perché sbagliamo quel che ci proponiamo di fare nel mondo? Non siamo onniscienti né onnipotenti: per quanto potenziate dalla tecnologia, le nostre facoltà fisiche e mentali sono limitate. Gran parte del mondo dell’universo è, e resterà, al di fuori della nostra comprensione e del nostro controllo.
Esistono però ambiti fondamentali in cui il controllo degli eventi è alla nostra portata. In questi ambiti possiamo fallire solo per due motivi: ignoranza e, peggio ancora, inettitudine. Occorre una strategia che si basi sull’esperienza, sfrutti il sapere acquisito e ponga rimedio alle nostre inadeguatezze umane. Questa strategia esiste, sostiene Gawande, ed è molto semplice: è una lista, una lista di controllo, una checklist.

Perché fare le checklist?

Una parte sostanziale del lavoro richiesto ai progettisti di software, ai manager finanziari, ai vigili del fuoco, agli agenti di polizia, agli avvocati e alla maggioranza dei medici (come Gawande) è troppo complessa per essere seguita semplicemente a memoria. Una lista di cose da fare o di controlli, quindi un elenco di voci da spuntare, può risolvere il problema. E salvare delle vite, come nel caso delle procedure che impongono la rilevazione dei parametri vitali (temperatura, pulsazioni, pressione e respirazione) per un paziente ospedalizzato.
Chiaramente non tutti i problemi sono uguali. Anzi, sono di tre tipi: semplici, complicati e complessi. I problemi semplici sono quelli del tipo: “preparare un dolce a partire dagli ingredienti” e possono essere risolti semplicemente con una ricetta (che, a pensarci bene, è una checklist!). I problemi complicati sono quelli del tipo: “mandare un razzo sulla luna”; in qualche caso i problemi complicati possono essere scomposti in problemi semplici, ma soprattutto vanno affidati a specialisti (nel libro si spiega perché nei cantieri non esiste più un solo capocantiere). I problemi complessi, invece, sono per esempio quelli tipo “crescere un figlio”, dagli esiti sempre imprevedibili; una volta imparato come si fa a lanciare un razzo sulla luna è possibile ripetere la procedura con altri razzi, ma questo non vale per i figli.

Checklist: prima o dopo?

Occorre sempre stabilire se la checklist serve per una verifica di un processo, quindi è un mero elenco da verificare dopo aver svolto i compiti, oppure se deve guidare a compiere delle attività, e quindi è un elenco di operazioni da fare (per esempio una “linea guida”). Nel secondo caso le operazioni vanno spiegate con semplicità ma nel dettaglio.
In entrambi i casi l’obiettivo è quello del miglioramento continuo, per questo possiamo richiamare il cosiddetto modello del ciclo di Deming (ciclo di PDCA) con le quattro fasi (plan – do – check – act: pianificare – fare – verificare – agire) che devono ruotare costantemente.

5 strumenti per creare le checklist

Arriviamo all’aspetto pratico: quali strumenti possono risultarti utili per creare delle checklist? Gawande ovviamente non ne fa cenno. Ci penso io!
Il primo tool, che uso assiduamente da anni, è Evernote. Mi permette di prendere appunti da ogni device e, tra le modalità di organizzazione di una nota, presenta anche quella con caselle di controllo. Tra l’altro Evernote fornisce anche dei template gratuiti, come per esempio quello utilissimo delle checklist per i viaggi d’affari (qui).
Posto che le checklist possono essere creare anche con programmi di videoscrittura come Microsoft Word (vedi la guida qui), preferisco segnalarti qualcosa di più appetitoso. Il secondo strumento, gratuito, è WorkFlowy: permette di creare delle check list in cloud che possono essere condivise con i colleghi. Altri strumenti molto utili per creare checklist sono Trello (task manager che sta spopolando nelle aziende e che uso anche io con grande soddisfazione!), Wunderlist (il non plus ultra per le to do list) e il superprofessionale Process Street (ottimo l’elenco delle checklist già pronte: qui).

A me capita di usare le checklist in mille occasioni. Per esempio al termine del mio corso sull’uso strategico di LinkedIn regalo una checklist con 15 cose da fare per ottimizzare il tuo profilo. Tu usi le checklist? Vuoi suggerirmi altri strumenti o trucchi? Scrivimi:

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